چگونه اعداد موجود در جملات را از سلولهای Excel استخراج کنیم؟
تجزیه متن یک سلول به چند سلول یا ترکیب چند سلول در یک سلول
فرض کنید درون یک سلول یک متن یا عدد خاصی قرار دارد و شما قصد دارید که محتویات این سلول را به چند قسمت تقسیم کنید و در سلولهای دیگری قرار دهید و یا بالعکس بخواهید محتویات چند سلول را ترکیب کنید و در یک سلول قرار دهید. این کار براحتی در اکسل قابل انجام است. در ادامه مطلب با ترفندها همراه باشید تا با نحوه انجام این کار آشنا شوید.
تجزیه متن یک سلول به چند سلول
برای تجزیه محتویات یک سلول دو روش وجود دارد:
- نوشتن فرمول
- ابزار Text To Columns
قبل از بیان این قسمت، نیاز است تعدادی از توابع متنی توضیح داده شود.
- تابع Find:
این فرمول درون متن مورد جستجو موقعیت آغاز یک کاراکتر (حرف، عدد و کلمه) را پیدا می کند. لازم به ذکر است که هر فاصله (space) نیز یک کارکتر محسوب می شود.
=FIND(find_text , within_text , start_num)
این فرمول 3 آرگومان (پارامتر یا شیء) دارد:
1- find_text (آرگومان 1): متنی که بایستی جستجو شود این متن می تواند یک حرف یا یک کلمه یا متن باشد.
2- within_text (آرگومان 2): متنی که در آن به جستجو خواهیم پرداخت. این متن نیز می‌تواند یک حرف یا یک کلمه یا متن طولانی باشد.
3- Start_num (آرگومان 3): نقطه آغاز جستجو است و در آرگومان 2 مشخص می کنیم که از چندمین کاراکتر شروع به جستجو کند که دراین صورت کاراکترهای قبلی جستجو نخواهند شد. این آرگومان از یک شروع و تا تعداد کارکتر موجود در آرگومان 2 می‌تواند باشد.
درصورتیکه عدد صفر یا عددی بیش از تعداد کارکتر موجود در آرگومان 2 به آن اختصاص یابد خطای #VALUE! را نشان خواهد داد.
اگر متن مورد جستجو (آرگومان 1) در متن قابل جستجو (آرگومان 2) موجود نباشد خطای #VALUE! را خواهیم دید.
- تابع :Search
=Search(find_text , within_text , start_num)
تمامی آرگومانها و همچنین عملکرد تابع Searchبا تابع Find یکسان است و تنها تفاوتشان این است که تابع Find به بزرگی یا کوچکی حرف حساس است ولی تابع Search اینگونه نیست.
- تابع Right:
=RIGHT(text,num_chars)
این تابع تعداد مشخصی از آخرین کاراکترهای یک رشته متنی را استخراج می‌کند (متن انگلیسی از سمت راست و متن فارسی از سمت چپ).
آرگومان text: این آرگومان، متنی است که می خواهید قسمتی از آن را استخراج کنید و می تواند ارجاع به یک سل و یا نوشتن متن باشد.
آرگومان Num_chars: تعداد کاراکترهایی است که می خواهید از انتهای رشته متن استخراج شود.
- تابع Left:
=LEFT(text,num_chars)
این تابع تعداد مشخصی از اولین کاراکترهای یک رشته متنی را استخراج می‌کند (متن انگلیسی از سمت چپ و متن فارسی از سمت راست).
آرگومان text: این آرگومان، متنی است که می خواهید قسمتی از آن را استخراج کنید و می تواند ارجاع به یک سل و یا نوشتن متن باشد.
آرگومان Num_chars: تعداد کاراکترهایی است که می خواهید از ابتدای رشته متن استخراج شود.
- تابع Mid:
=MID(text,start_num,num_chars)
این تابع تعداد مشخصی از کاراکترهای یک رشته متن را با توجه به موقعیت شروع در رشته متن و تعدادی که شما مشخص می‌کنید، استخراج می کند. ورودی اول رشته متنی است که می خواهید قسمتی از آن را استخراج کنید، ورودی دوم موقعیت اولین کاراکتر و ورودی سوم تعداد کاراکترهایی است که می خواهید از متن خارج کنید.
- تابع Len:
=LEN(text)
این تابع تعداد کاراکترهای یک رشته متن را محاسبه می‌کند. اگر بین کلمات یک رشته متن فاصله وجود داشته باشد، این تابع هر فاصله را به عنوان یک کاراکتر می شمارد.
تجزیه متن یک سلول از طریق نوشتن فرمول
با استفاده از فرمولهایی که در بالا توضیح داده شد می توان محتوای یک سلول را تجزیه نمود. ممکن است دو حالت پیش آید:
- حالت اول اینکه تعداد کاراکترهایی که قرار است از ابتدا، انتها یا میان یک رشته متنی استخراج شود معلوم و ثابت باشد.
- حالت دوم اینکه این تعداد از پیش مشخص نباشد. برای حالت دوم می توان مثال نام و نام خانوادگی را در نظر گرفت که تعداد کاراکترهای نام یا نام خانوادگی افراد مختلف، از قبل معین نیست.
در تصویر زیر نحوه انجام این کار برای حالت اول نشان داده شده است.
در تصویر زیر نیز نحوه جدا کردن نام و نام خانوادگی نشان داده شده است. همانطور که در این تصویر دیده می شود چند تابع درون تابعی دیگر نوشته شده است.
برای جدا کردن نام، از تابع LEFT استفاده می‌شود به طوریکه برای ورودی دوم این تابع (تعداد کاراکترهای مورد نظر که قرار است استخراج شوند یعنی تعداد کاراکترهای نام) تابع FIND نوشته می‌شود. این تابع موقعیت کاراکتر فاصله را درون رشته متن می یابد و سپس یک واحد از آن کم میگردد تا موقعیت آخرین حرف نام مشخص شود.
برای جدا کردن نام خانوادگی، تابع MID بکار گرفته می شود. برای ورودی دوم این تابع (موقعیت اولین کاراکتر نام خانوادگی) از تابع FIND استفاده میگردد. این تابع موقعیت کاراکتر فاصله را درون رشته متن می یابد و سپس یک واحد به آن اضافه میگردد تا موقعیت اولین حرف نام خانوادگی تعیین شود. برای ورودی سوم تابع MID می‌بایست به طریقی مشخص شود که از اولین حرف نام خانوادگی به بعد چه تعداد کاراکتر باید استخراج شود. این کار به راحتی با استفاده از تابع LEN امکانپذیر است.
تجزیه متن یک سلول از طریق ابزار Text To Columns
در اینجا نیز ممکن است همان دو حالت پیش آید.
برای حالت اول که تعداد کاراکترهای مورد نظر برای استخراج ثابت و معین هستند به طریق زیر عمل کنید:
- سلولهایی که قرار است تجزیه شوند را انتخاب نمایید.
- از منوی Data، بر روی گزینه Text to columns کلیک کنید.
- در مرحله 1 از 3، گزینه Fixed Width را انتخاب نمایید.
- در مرحله 2 از 3، بوسیله کلیک کردن در نقاطی که می خواهید کاراکترها از یکدیگر جدا شوند، ستونها را تجزیه کنید.
- در مرحله 3 از 3 در فیلد Destination آدرس سلولی که می خواهید داده ها درج شوند را وارد کنید و بر روی Finish کلیک نمایید.
برای حالت دوم، به منظور جدا کردن نام و نام خانوداگی به طریق زیر عمل کنید:
- سلولهایی که قرار است تجزیه شوند را انتخاب نمایید.
- از منوی Data، بر روی گزینه Text to columns کلیک کنید.
- در مرحله 1 از 3، گزینه Delimited را انتخاب نمایید.
- در مرحله 2 از 3، گزینه Space را انتخاب کنید.
- در مرحله 3 از 3 در فیلد Destination آدرس سلولی که می خواهید داده ها درج شوند را وارد کنید و بر روی Finish کلیک نمایید.
ترکیب چند سلول در یک سلول
برای این کار می توان به دو روش عمل نمود:
روش اول) در روش اول از کاراکتر & بین محتوای سلول‌ها استفاده می شود. فرض کنید می خواهیم نام و نام خانوادگی که در سلولهای جداگانه درج شده اند را در یک سلول ترکیب کنیم. برای اینکه فاصله ای نیز بین نام و نام خانوادگی درج شود، فاصله را داخل گیومه قرار دهید و به فرمول بیفزایید. در تصویر زیر چگونگی انجام این کار نشان داده شده است.
روش دوم) از تابع CONCATENATE استفاده می‌شود. ورودی های این تابع داده‌هایی است که باید با یکدیگر ترکیب شوند. برای مثال زیر این تابع سه ورودی دارد؛ ورودی اول نام، ورودی دوم یک فاصله و ورودی سوم نام خانوادگی می باشد.
منابع:
rahdar-ie.blogfa.com
introexcel.blogfa.com
در نرم‌افزار Excel ممکن است سلولی از نوع متنی یا Text باشد و در عین حال داخل آن عدد تایپ شده باشد. اگر بخواهید از این سلول در محاسبات استفاده کنید، لازم است ابتدا عدد داخل آن جدا یا با فرمولی استخراج شود و به عبارت دیگر از حالت متنی به عددی تبدیل شود. این کار بدون تغییر دادن نوع سلول امکانپذیر است.
در ادامه به نحوه‌ی استخراج عدد و همین‌طور متن از سلول‌ها در نرم‌افزار اکسل مجموعه آفیس مایکروسافت می‌پردازیم. با ما باشید.
تبدیل فرمت سلول متنی به عددی
کسانی که به وفور از اکسل برای پردازش عبارت‌های متنی و عددی که از منابع مختلف کپی شده استفاده می‌کنند، احتمالاً تاکنون با این مشکل روبرو شده‌اند که سلولی حاوی عدد است اما نوع سلول Text یا متن است. در نتیجه استفاده از عدد داخل سلول در محاسبات ریاضی امکانپذیر نیست. ممکن است فقط یک یا چند سلول خاص از یک ستون عددی، این مشکل را داشته باشد و کنار چنین سلولهایی علامتی نمایش داده شود.
به مثالی از سلول متنی حاوی عدد توجه کنید:
دو راهکار ساده برای حل مشکل وجود دارد: راهکار اول تبدیل فرمت سلول است و راهکار بعدی پیست کردن فرمت عددی در سلول‌ها است. در ادامه هر دو روش را بررسی می‌کنیم.
اگر در گوشه‌ی سلولهای حاوی عدد علامت پرچم سبز مشاهده می‌کنید، سلول‌ها را انتخاب کنید و روی علامت هشدار کلیک کنید. در منوی باز شده روی Convert to Number کلیک کنید.
اگر در گوشه‌ی سلول علامتی دیده نمی‌شود، سلولهای موردنظر را انتخاب کنید و سپس از منوی کرکره‌ای Number Format در تب Home نوار ابزار بالای صفحه، گزینه‌ی Number را انتخاب نمایید.
اگر شیوه‌ی نمایش عدد مطلوب نیست و می‌خواهید ارقام پس از اعشار به شکل خاصی نمایش داده شود و همین‌طور می‌خواهید برای جدا کردن هر 3 رقم، از نماد , استفاده شود، روی یکی از سلولهای انتخاب شده راست‌کلیک کنید و گزینه‌ی Format Cells را انتخاب کنید.
- در تب Number می‌توانید تعداد ارقام پس از ممیز را از منوی Decimal places انتخاب کنید.
- در همان تب با تیک زدن گزینه‌ی Use 1000 Separator (,)، هر سه رقم با , جدا می‌شود که خوانایی اعداد بزرگ را بهبود می‌بخشد.
- می‌توانید شیوه‌ی نمایش اعداد منفی را با رنگ قرمز، با علامت منفی، با رنگ قرمز و علامت منفی انتخاب کنید.
در نهایت روی OK کلیک کنید.
روش بعدی استفاده از Paste Special است. در این روش به سلولی نیاز دارید که فرمت آن عددی یا Number باشد. می‌توانید فرمت این سلول را کپی کرده و روی سلولهایی که فرمت متنی دارند، پیست کنید. اما چطور این نوع خاص پیست کردن را انجام بدهیم؟
ابتدا سلولی از نوع عددی را انتخاب کرده و با کلید میانبر Ctrl + C یا با راست‌کلیک و انتخاب Copy، کپی کنید. سپس سلولهای متنی موردنظر را انتخاب کنید و روی یکی از سلول‌ها راست‌کلیک کنید. از منوی راست‌کلیک گزینه‌ی Paste و سپس Paste Special را انتخاب کنید. در پنجره‌ی باز شده گزینه‌ی Format را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید. به این ترتیب فقط فرمت سلول کپی شده پیست می‌شود.
استخراج عدد یا متن از سلولهای Excel
گاهی اوقات موضوع به سادگی اشتباه بودن نوع سلول نیست و ممکن است عدد در جملات موجود در سلول‌ها موجود باشد و بخواهید عددها را استخراج کنید. حالت دیگر استخراج بخشی از متن از جملات درون سلول‌ها است. خوشبختانه امکان تقسیم کردن یک سلول به چند کلمه و عدد به روش‌های مختلف وجود دارد. در ادامه چند راهکار جالب و ساده را معرفی می‌کنیم.
جدا کردن عدد از جملات
برای جدا کردن کلمات و اعداد موجود در جملات، می‌توانید از Text to Columns اکسل استفاده کنید که در واقع یک ستون حاوی داده را به چند ستون تبدیل می‌کند.
روش کار ساده است: ابتدا سلول‌ها را انتخاب کنید و سپس در تب Data نوار ابزار بالای صفحه، گزینه‌ی Text to Columns را انتخاب کنید. در پنجره‌ی باز شده مراحل را طی کنید و در مرحله‌ی انتخاب Delimiter یا کاراکتر جدا کننده، کاراکتر مناسب را انتخاب کنید که می‌تواند Space یا ویرگول یا هر کاراکتر دیگری باشد.
دقت کنید که اگر همه‌ی عددها از نظر تعداد رقم، یکسان باشند، می‌توانید به جای مشخص کردن کاراکتر جداکننده، از روش Fixed Width اقدام کنید و تعداد رقم‌ها را مشخص کنید.
نکته‌ی دیگر این است که با این روش می‌توانید سلول متنی را به چند سلول متنی تبدیل کنید! لذا در نهایت تبدیل کردن سلول متنی به سلولی از نوع عدد نیز باید انجام شود.
برای اطلاعات بیشتر در مورد ابزار Text to Columns اکسل به مقاله‌ی زیر توجه فرمایید:
آموزش استفاده حرفه‌ای از ابزار Text to Columns یا تبدیل متن به ستون‌های داده در اکسل
پردازش جملات و جدا کردن با توابع RIGHT و LEFT و SEARCH و LEN
در نرم‌افزار Excel توابعی برای جدا کردن بخش‌های چپ یا راست یا میانی عبارت‌ها وجود دارد و می‌توانید تقریباً هر نوع پردازشی روی عبارت‌های متنی انجام دهید. به کارکرد دو تابع LEFT و SEARCH زیر توجه کنید:
- تابع LEFT یک یا چند کاراکتر سمت چپ عبارت را برمی‌گرداند و البته تعداد کاراکتر می‌تواند یک عدد ثابت یا خروجی یک تابع باشد.
- تابع RIGHT یک یا چند کاراکتر سمت راست عبارت را برمی‌گرداند و تعداد کاراکتر دلخواه است.
- تابع LEN طول عبارت یا در واقع تعداد کاراکترهای یک عبارت را برمی‌گرداند.
- تابع SEARCH برای پیدا کردن چند کاراکتر در یک عبارت و مشخص کردن موقعیت کاراکترها کاربرد دارد.
فرض کنید که در سلولهای یک ستون، عددی در ابتدای جمله قرار دارد که تعداد رقم‌ها متنوع است. روشن است که می‌توان یک فرمول با ترکیبی از این دو تابع نوشت که موقعیت اولین اسپیس یا فاصله را جستجو کرده و بخش قبل از فاصله را برگرداند.
برای پیدا کردن موقعیت اولین اسپیس در سلول A1 از فرمول زیر استفاده می‌شود:
=SEARCH(” “, A1, 1)
و می‌توانید خروجی فرمول فوق را به تابع LEFT بدهید تا بخش سمت چپ اولین اسپیس را برگرداند:
=LEFT(A1, SEARCH(” “, A1, 1))
پس از نوشتن این فرمول، سلول حاوی فرمول را کپی کرده و در سلولهای بعدی پیست کنید. به این ترتیب می‌توانید عدد ابتدای همه‌ی جملات ستون A را استخراج کنید.
تابع دیگری که معرفی کردیم یعنی RIGHT نیز می‌تواند بخش پس از اولین اسپیس را برگرداند. برای این کار می‌بایست طول جمله را محاسبه کرده و منهای تعداد کاراکترهای قبل از اولین اسپیس کنیم. بنابراین به فرمول زیر می‌رسیم:
=RIGHT(A1, LEN(A1)-SEARCH(” “, A1, 1))
به خروجی فرمول فوق در ستون G و H مثال ما توجه کنید:
اگر بخواهید در نهایت عبارت‌های متنی در سلولهای مختلف را به هم بچسبانید، می‌توانید از تابع CONCATENATE استفاده کنید. به عنوان مثال برای یکی کردن عبارت موجود در سلول E1 و F1 می‌توان از فرمول زیر استفاده کرد:
=CONCATENATE(E1, F1)
البته بسته به نوع داده‌های سلول‌ها، ممکن است نیاز به پردازش‌های دیگری نیز باشد.
جدا کردن عددی چسبیده به عبارت متنی
اگر در انتها یا ابتدای عبارت متنی، یک عدد وجود دارد و بینشان فاصله دیده نمی‌شود، می‌توانید از دو فرمول زیر استفاده کنید تا اعداد ابتدا و انتها جدا شود. روش کار این است که عددهای موجود در ادامه‌ی جملات به کمک تابع SUBSTITUTE حذف می‌شود و تعداد کاراکترها محاسبه می‌شود و سپس عدد انتها یا ابتدا به کمک تابع RIGHT یا LEFT جدا می‌شود.
=LEFT(A1,SUM(LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,{“0″,”1″,”2″,”3″,”4″,”5″,”6″,”7″,”8″,”9″},””))))
=RIGHT(A1,SUM(LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,{“0″,”1″,”2″,”3″,”4″,”5″,”6″,”7″,”8″,”9″},””))))
به نتیجه‌ی استفاده از این فرمول‌ها توجه کنید:
می‌توانید از یک روش دیگر نیز اقدام کنید. ابتدا با استفاده از تابع SEARCH موقعیت اولین رقم را با استفاده از تابع MIN و SEARCH پیدا کنید:
=MIN(SEARCH({0,1,2,3,4,5,6,7,8,9},A1&”0123456789″))
و در ادامه از خروجی تابع فوق برای جدا کردن بخش سمت راست استفاده کنید:
=RIGHT(A1, LEN(A1)-B1+1)
جدا کردن اعداد از ابتدا و انتهای جمله
ممکن است جمله‌ای داشته باشید که در ابتدا و انتهای آن عدد موجود است و فاصله یا ویرگول و غیره بین عدد و دیگر کاراکترها درج نشده است. در این صورت برای جدا کردن هر دو عدد ابتدا و انتهای عبارت می‌توانید از فرمول‌های به مراتب پیچیده‌تر استفاده کنید.
به عنوان مثال اگر بخواهید اعداد موجود در عبارت 45t*&65/ جدا شود و به عدد 4565 برسید، می‌توانید از فرمول عجیب زیر استفاده کنید:
=SUMPRODUCT(MID(0&A1,LARGE(INDEX(ISNUMBER(–MID(A1,ROW($1:$25),1))* ROW($1:$25),0),ROW($1:$25))+1,1)*10^ROW($1:$25)/10)
این فرمول از یک فروم کپی شده و شخصاً درکی از روش کار آن ندارم! مقصود من صرفاً این است که توانمندی‌ها و فرمول‌های پیچیده‌ای که در اکسل می‌توان نوشت را کم و بیش توصیف کنم.
makeuseofسیاره‌ی آی‌تی
یکی از اشکالاتی که گاهی در نرم‌افزار Excel با آن مواجه می‌شویم این است که فرمت یا ساختار اعداد با اضافه کردن ردیف در جدول یا گاهی کپی کردن محتوا در سلولهای پایین‌تر یا سلولهای بعدی، حفظ نمی‌شود و تغییر می‌کند. مثلاً تعداد ارقام بعد از اعشار چند سلول 1 عدد است اما با افزودن سلولی دیگر، تغییر می‌کند و کمتر یا بیشتر می‌شود.
در این مقاله با روش کپی کردن فرمت اعداد در اکسل آشنا می‌شویم که مشکل یکسان نبودن ظاهر اعداد از نظر نوع نمایش را برطرف می‌کند. با سیاره‌ی آی‌تی در ادامه‌ی مطلب همراه شوید.
قبل از هر چیز بهتر است مشکل را با یک مثال ساده و روشن، توضیح دهیم. فرض کنید تعدادی سلول از یک ستون اکسل، درآمد ماهانه‌ی خود را یادداشت کرده‌اید و در سلول پایین لیست با استفاده از تابع SUM، حاصل‌جمع اعداد را درج کرده‌اید و ظاهر آن متفاوت است:
فرمت نمایش اعداد را با انتخاب سلول‌ها و راست‌کلیک و انتخاب گزینه‌ی Format Cells می‌توان تغییر داد که قبلاً به روش کار پرداختیم:
نحوه تنظیم اعداد قبل و بعد از اعشار در اکسل مایکروسافت
بنابراین می‌توانید هر سه رقم را با ویرگول جدا کنید و همین‌طور پس از اعشار تعداد دلخواهی عدد نمایش دهید تا نظم و آراستگی ظاهری فایل اکسل مطلوب باشد. اما اگر سلولی مثل سلول حاصل‌جمع از نظر ظاهری متفاوت به نظر برسد، چه باید کرد؟
حل مشکل یکسان نبودن ظاهر سلول‌ها در اکسل
اگر زمانی که فرمت سلول‌ها را تنظیم می‌کنید، سلول حاصل‌جمع را انتخاب نکرده باشید، طبعاً ظاهر آن با دیگر سلول‌ها متفاوت خواهد بود. زمانی که ردیف جدیدی اضافه می‌کنید تا مقادیر جدیدی به جدول اضافه کنید هم معمولاً با این مشکل روبرو می‌شوید و فرمت متفاوت خواهد بود.
راهکار حل مشکل یکنواخت نبودن ظاهر سلول‌ها در نرم‌افزار مایکروسافت Excel بسیار ساده است: کافی است تمام سلولهایی که می‌بایست فرمت خاصی داشته باشند را انتخاب کنید و سپس فرمت دلخواه اعداد و رنگ و … را اعمال کنید. بنابراین تمام سلولهای موردنظر را انتخاب کرده و راست‌کلیک کنید و گزینه‌ی Format Cells را انتخاب کنید. در اولین تب که Number یا شیوه‌ی نمایش اعداد است، به تناسب نیاز و نوع اعداد، یکی از فرمت‌ها را انتخاب کرده و تعداد اعشار و مواردی مثل علامت دلار یا غیره را انتخاب کنید.
روش دیگر برای تنظیم کردن فرمت نمایش اعداد، استفاده از منوی Home بالای صفحه و بخش Number آن است. روی فلش کنار علامت دلار کلیک کنید و یکی از فرمت‌ها را انتخاب نمایید. برای تغییر تعداد ارقام پس از اعشار نیز می‌توانید روی آیکون‌های همین بخش کلیک کنید. به علاوه از منوی کرکره‌ای موجود در بخش Number می‌توان نوع اعداد را انتخاب کرد که ممکن است هزینه‌ها، تاریخ‌ها و غیره باشد.
دقت کنید که مشکل صرفاً نمایش ممیز و تعداد ارقام نیست بلکه تنظیم مرزهای سلول یا خط کشیدن زیر متن و اعداد در سلول و … هم به صورت مشابه تنظیم می‌شود. برای اطلاعات بیشتر به مقالات قبلی سیاره‌ی آی‌تی توجه فرمایید:
نحوه تنظیم اعداد قبل و بعد از اعشار در اکسل مایکروسافت
چگونه روی متن یا زیر متن در سلولهای اکسل یک خط یا دو خط ترسیم کنیم؟
تنظیمات مرز سلول‌ها در اکسل و ایجاد حاشیه دوخطی، ضخیم و رنگی
نحوه کپی کردن فرمت و ظاهر سلول‌ها در اکسل
یک روش سریع و ساده برای کپی کردن ظاهر سلول‌ها در اکسل این است که از ابزار Format Painter استفاده کنید. به این ترتیب می‌توانید فرمت یک سلول را کپی کرده و در سلولهای دیگر استفاده کنید. روش کار به این صورت است:
سلول مرجع را انتخاب کنید.
در نوار ابزار Home و بخش Clipboard روی آیکون جارو یا Format Painter کلیک کنید.
روی سلول مقصد کلیک کنید تا فرمت روی آن پیست شود.
اگر بخواهید فرمت یک سلول را در چند سلول دیگر که مجاور هم هستند، پیست کنید، می‌توانید پس از کلیک روی آیکون جارو، روی سلول ابتدای ناحیه‌ی هدف کلیک کرده و موس را حرکت دهید تا تمام محدوده‌ی هدف انتخاب شود و در نتیجه فرمت روی تمام سلولهای ناحیه‌ی انتخاب‌شده اعمال می‌شود.
اگر سلولهای مقصد کنار هم قرار ندارند و چند سلول مجزا در نقاط مختلف هستند، روش زیر را دنبال کنید:
سلول مرجع را انتخاب کنید.
روی آیکون Format Painter در تب Home دبل‌کلیک کنید.
روی تک‌تک سلولهایی که می‌خواهید فرمت مشابهی داشته باشند، کلیک کنید.
پس از تکمیل کپی و پیست کردن فرمت، کلید Esc کیبورد را فشار دهید تا این ابزار غیرفعال شود.
چگونه فرمت سلول‌ها در صفحات بزرگ اکسل را تنظیم کنیم؟
اگر فایل اکسل حجیمی در اختیار داشته باشید و تعداد ستونها و ردیف‌ها زیاد باشد، انتخاب کردن و تغییر تنظیمات ظاهر سلول‌ها کاری وقت‌گیر و پیچیده خواهد بود. بنابراین به ترفندهای زیر توجه کنید تا سرعت کار بیشتر شود و به سرعت تعداد زیادی سلول را از نظر Format، ویرایش کنید.
انتخاب ستونها و سطرها در اکسل با کلیک روی نام ستون یا سطر
در نرم‌افزار مایکروسافت اکسل به جای استفاده از روش کلیک و درگ با موس، می‌توانید تمام سلولهای یک سطر یا ستون را با کلیک کردن روی عنوان آن سطر یا ستون انتخاب کنید.
دقت کنید که زمانی که موس روی عنوان ستون‌های جدول قرار می‌گیرد هم همین کار انجام می‌شود اما فقط سلولهای یک ستون که جزو محدوده‌ی Table یا جدول هستند، انتخاب می‌شوند.
به علاوه به تغییر ظاهر آیکون موس دقت کنید:
برای انتخاب کردن چند سطر یا ستون کنار هم نیز می‌توانید روی عنوان اولین مورد کلیک کرده و موس را حرکت دهید تا عنوان ستون‌های بعدی نیز انتخاب شود. به این ترتیب چند ستون انتخاب می‌شود. در مورد انتخاب سطرها هم روش کار مشابه است.
شورت‌کات انتخاب سلولهای یک ستون یا ردیف
اگر یکی از سلولهای ستونی از اکسل را انتخاب کرده باشید، می‌توانید با کلید میانبر Ctrl + Space تمام سلولهای آن ستون را به سرعت انتخاب کنید.
برای انتخاب کردن تمام سلولهای موجود در یک سطر هم می‌توانید ابتدا یکی از سلول‌ها را انتخاب کنید و سپس کلید میانبر Shift + Space را فشار دهید.
excelcampusسیاره‌ی آی‌تی