آموزش ترسیم گانت چارت برای مدیریت پروژه در اکسل
طراحی گانت چارت در اکسل موضوعی است که قصد داریم در این مقاله به صورت مفصل به شما آموزش دهیم. گانت چارت پویا در اکسل یکی از ابزار های نمایش اطلاعات و نتیجه ی پروژه ها در مباحث برنامه ریزی و کنترل پروژه است که در ادامه قصد داریم آموزش دهیم چگونه در نرم افزار اکسل excel، یک گانت چارت پویا یا داینامیک طراحی کنیم .
آموزش طراحی نمودار گانت چارت پویا در اکسل
می خواهیم همانند تصویر زیر یک گانت چارت پویا در اکسل طراحی کنیم که، در آن تایم لاین پویا در اکسل وجود داشته باشد. همچنین بتوانیم با تغییر شماره ی هفته مورد نظر ، گانت چارت مربوطه را نمایش دهیم. اکنون می خواهیم چنین گانت چارتی که در تصویر زیر هست را رسم کنیم.
در قسمت اول این مقاله قصد داریم قسمت بالای صفحه که طراحی تایم لاین پویا در اکسل، که اولین قسمت طراحی گانت چارت پویا در اکسل می باشد را آموزش دهیم.
مرحله اول : نشان دادن روز شروع فعالیت
برای طراحی نمودار گانت چارت در اکسل در اولین قدم در قالب آماده شده ، در سلولی که روز آغاز پروژه را نمایش می دهد،برای اینکه فرمت نمایش آن به صورتی باشد که روز هفته را هم نشان دهد، روی این سلول cntrl1 می زنیم که پنجره Format cells باز شود. سپس در قسمت custom ، نوع نمایش را تغییر می دهیم و داخل پرانتز dddd تایپ می کنیم که فقط روز هفته را نمایش دهد.
مرحله دوم : نشان دادن شماره هفته
می خواهیم در سلول F4 یک المان طراحی کنیم که شماره هفته را نشان دهد. بنابر این از تب developer گزینه Insert و در نهایت گزینه Scroll Bar را انتخاب کرده و در سلول دلخواه خود یک scroll bar طراحی می کنیم و قابل حرکت است.
در این سلول مجددا cntrl1 را برای تغییر Format control می زنیم . در قسمت اول cell link را می زنیم که سلول مربوط به آن را مشخص کنیم. و سپس Minimum value و Maximum value را به ترتیب 1 و 100 (تعداد فعالیت) می گذاریم و قسمت بعد با عدد 1 نشان می دهیم که شماره هفته یکی یکی تغییر کند.
مرحله سوم : فقط نمایش روز فعالیت
قدم سوم برای طراحی یک گانت چارت پویا در اکسل ، نشان دادن عدد روز هفته است مثلا 5 ، 6 ، 7 الی آخر. برای این کار در سلول مورد نظر، دستور می دهیم که تاریخ شروع پروژه را بعلاوه 7 ، ضربدر اختلاف شماره عدد هفته منهای 1 شود که این فرمول را در شکل زیر مشاهده می کنید که تاریخ های شروع را نشان می دهد. اکنون برای تمامی سلول ها، تا 4 هفته امتداد می دهیم. در قسمت Format cells قسمت custom ، فقط روز (d) را برای نمایش انتخاب می کنیم.
مرحله چهارم : طراحی WEEK DAY
قدم بعد برای تهیه ی یک تایم لاین پویا در اکسل و طراحی گانت چارت این است که در زیر همان ردیف، ردیفی طراحی کنیم که نشان بدهد هر روز هفته چند شنبه است ؛ مثلا شنبه، یکشنبه یا غیره. برای این کار به یک رفرنس نیاز داریم که روزهای هفته باشند. سپس در سلول مورد نظر از فرمول Index استفاده می کنیم. اطلاعات را مطابق شکل زیر وارد می کنیم و سپس برای نمایش از WEEKDAY استفاده می کنیم. باید مشخص کنیم از کدام فرمت برای نمایش روزهای هفته استفاده کند که باید در این مرحله از فرمت Number 1 (Saturday) through 7 (Friday) به منظور نشان دادن هفته از شنبه تا جمعه استفاده می کنیم. و یا عدد ۱۶ را تایپ می کنیم. آن گاه اول نام روز هفته را نشان می دهد و می توانیم برای تمام روزها اعمال کنیم.
نکته: می توانیم رفرنسی که در فرمول قبل استفاده کردیم را حذف کنیم و آن را مستقیما داخل فرمول قسمت array وارد کنیم. این نکته را در شکل زیر مشاهده می کنید. آن گاه می توانیم رفرنس قبلی را حذف کنیم.
مرحله پنجم : نمایش روز اول هفته
قدم پنجم در طراحی گانت چارت پویا در اکسل این است که در یک ردیف تاریخ شروع هفته را نمایش می دهیم. برای این کار در سلول های انتخابی برای نمایش روز اول هفته، مسیر یا آدرس مربوط به روز اول هفته را وارد می کنیم که برای هفته ی اول این پروژه، 15 may می باشد و به همین ترتیب برای بقیه سلول ها اعمال می کنیم.
نمایش هفته های Week در طراحی گانت چارت در اکسل
در آخرین قدم طراحی گانت چارت در اکسل ، می بایست با تغییر هفته ها در نوار بالا، از همان هفته تا 3 هفته بعد از خودش را نمایش دهد. مثلا اگر در نوار بالا هفته چهارم باشد، در تقویم یا جدول پایین هفته های چهارم پنجم ششم و هفتم را به ترتیب نمایش دهد.
در سلول مورد نظر، کلمه ی week را داخل ” وارد می کنیم. سپس عدد را باید وارد کنیم که برای آن، تاریخ اول هفته را منهای تاریخ شروع پروژه می کنیم. سپس تقسیم بر عدد 7 کرده و بعد بعلاوه یک می کنیم. پروژه را Fix می کنیم تا برای بقیه سلول ها نیز اعمال شود.
فرمول طراحی گانت چارت در اکسل!
در این قسمت از مقاله، طراحی گانت چارت در اکسل را با فرمول نویسی و کاندیشنال فرمتینگ conditional formating برای شما شرح می دهیم. در قسمت اول مقاله همان طور که برای شما توضیح دادیم گانت چارتی داشتیم که روی محور زمان حرکت می‌کرد و میزان پیشرفت فعالیت ها را نشان میداد که در قسمت اول به طراحی تایم لاین پرداختیم و تغییرات المان را روی محور زمان نشان دادیم. می دانیم که با تغییر زمان ، گانت چارت نیز تغییر می کند بنابر این در این بخش مقاله به طراحی گانت چارت در اکسل می پردازیم و طریقه استفاده از conditional formating را یاد می گیریم .
جهت دانلود فایل آماده گانت چارت پویا در اکسل فرم زیر را تکمیل نمایید!
نگران نباشید پیامک‌های مزاحم ارسال نمی‌کنیم!
مراحل طراحی گانت چارت در اکسل
در شیت مورد نظر ، ساختار شکست پروژه ، زمان شروع و پایان فعالیت و مدت زمان انجام آن و میزان پیشرفت فعالیت ها را در دست داریم .
مرحله 1 : طراحی گانت چارت در اکسل با استفاده از conditional formating
در مرحله اول برای طراحی گانت چارت در اکسل می بایست از conditional formating استفاده کنیم و بر اساس شرط خاصی که تعریف می کنیم، رنگ خاصی را برای نمایش انتخاب کند و نمودار را به آن رنگ نشان دهد.
بطور کلی 2 رنگ لازم داریم، یکی برای مدت زمان کل فعالیت و یکی برای میزان پیشرفت روی نمودار میله‌ای، پس باید دو شرط با استفاده از conditional formating تعریف کنیم که هر کدام بر قرار بود ، نمودار را به رنگ مورد نظر در بیاورد.
برای مرحله اول طراحی گانت چارت در اکسل ، در سلول اول از فرمول AND استفاده می کنیم و دو شرط به شکل زیر بر قرار می کنیم و تاریخ شروع را کوچکتر و مساوی اولین تاریخ قرار می دهیم و به همین ترتیب برای تاریخ پایان نیز شرط را می نویسیم و مشابه تصویر زیر فرمول نویسی می کنیم .
مرحله 2 : کپی فرمول در کاندیشنال فرمتینگ
فرمول نوشته شده در مرحله قبل را کپی کرده و روی همان سلول اول، گزینه‌ی conditional formating را از منوی بالای صفحه باز می کنیم و از قسمت RULE ، برای فرمول نویسی استفاده می کنیم و شرط با فرمول را اعمال کرده و رنگ قرمز را برای این مورد انتخاب می کنیم . برای نمایش بهتر یک خط به رنگ سفید بالا و پایین نمودار میله ای برای تفکیک می گذاریم.
تا این مرحله بر اساس اطلاعاتی که داریم نمودار گانت را به ما نمایش می دهد. و در شکل مشاهده می کنیم که با هر تغییر نمودار گانت جابجا می شود .
مرحله 3 : کپی فرمول برای ادامه مراحل
همان فرمول نوشته شده در قسمت اول را برای محدوده دوم، سوم و چهارم هم اعمال می کنیم . اکنون نمایش گانت چارت برای همه فعالیت ها در بازه زمانی متناسب با فعالیت ها اتفاق می افتد و می توان در شکل زیر مشاهده کرد.
مرحله 4 : مشخص کردن میزان پیشرفت روی نمودار گانت چارت
شرط دوم در طراحی گانت چارت در اکسل، برای نشان دادن میزان پیشرفت روی نمودار است . برای این منظور روی سلول اول مجددا از فرمول AND استفاده می کنیم و تاریخ شروع را کوچکتر و مساوی زمان شروع می گذاریم، سپس مطابق شکل زیر از تابع round down برای رند کردن عدد قسمت دوم استفاده می کنیم چون حاصل این بخش عدد صحیح به دست نمی آید و به صورت اعشاری می باشد نیاز به رند کردن داریم . بنابر این از فرمول زیر استفاده می کنیم . در ضمن ستون های نوشته شده در فرمول زیر را فیکس می کنیم . این عدد در نهایت باید بزرگتر یا مساوی تاریخ شروع باشد.
مرحله 5 : استفاده از فرمول شرطی دوم
تابع فرمول نوشته شده را در قسمت اول کپی کرده و رنگ آبی را برای نمایش روی نمودار انتخاب می کنیم . مانند شکل زیر میزان پیشرفت را روی نمودار با رنگ آبی نشان می دهد و مثلا میزان پیشرفت ۶۰ درصد را روی نمودار میتوان مشاهده کرد .
مرحله 6 : اعمال فرمول برای همه قسمت‌ها
فرمول نوشته شده در قسمت اول را برای قسمت های دوم، سوم و چهارم نیز کپی می کنیم. بنابر این کل فعالیت های پروژه میزان پیشرفت را با رنگ آبی نشان می دهد که در شکل زیر مشاهده می کنید.
در نتیجه کل کار طراحی گانت چارت در اکسل، تک به تک فعالیت ها و میزان پیشرفت فعالیت ها را درون یک گانت چارت نمایش می دهد و میتوان به راحتی بر اساس تفکیک رنگ های آبی و قرمز ، این مقادیر را روی شکل نیز مشاهده کرد .
ویدیو طراحی گانت چارت در اکسل با استفاده از conditional formating
معمولاً برای زمان‌بندی و برنامه‌ریزی انجام مراحل یک پروژه، از نمودار خاصی به اسم گانت چارت استفاده می‌شود. برای ترسیم گانت چارت می‌توانید از نرم‌افزارهای تخصصی استفاده کنید اما اگر نرم‌افزار خاصی در اختیار نداشته باشید، ترسیم کردن آن در محیط Excel و همین‌طور سرویس تحت وب Google Sheets امکان‌پذیر است.
در این مقاله نحوه ترسیم گانت چارت در گوگل شیتس را بررسی می‌کنیم. با ما همراه شوید.
اگر نمی‌خواهید اپلیکیشن اضافی برای ترسیم گانت چارت نصب کنید، بهترین گزینه این است که از سرویس تحت وب گوگل شیتس استفاده کنید. اگر پیشاپیش نرم‌افزاری نظیر Excel مجموعه آفیس مایکروسافت را نصب کرده‌اید، می‌توانید از اکسل نیز برای این منظور استفاده کنید. روش کار کاملاً مشابه گوگل شیتس است اما طبعاً محل گزینه‌ها و دکمه‌ها متفاوت است.
آموزش ترسیم گانت چارت برای مدیریت پروژه در اکسل
روش ترسیم گانت چارت در گوگل شیتس
ابتدا به وب‌سایت Google Sheets مراجعه کنید و فایل موردنظر یا یک فایل جدید باز کنید. گام نخست این است که یک جدول ساده بسازید و در آن ستونی حاوی نام مراحل یا وظایف یک پروژه و ستون‌هایی تاریخ شروع و تاریخ پایان ایجاد کرده و اطلاعات را وارد کنید.
برای انجام محاسبات مربوط به ترسیم گانت چارت، کمی پایین‌تر از جدول اصلی، یک جدول ساده ایجاد کنید که سه ستون دارد. اما نام ستون‌ها متفاوت است.
محتویات ستون اول یا Tasks یا مراحل و وظایف، در دو جدول یکسان است. لذا این ستون را کپی و پیست کنید.
اما ستون بعدی: ستون روز شروع است. می‌بایست مابه‌تفاوت تاریخ پایان مرحله یا وظیفه و تاریخ اولین روز پروژه را در این سلول محاسبه کنید. برای ارجاع به سلول حاوی اولین روز پروژه، از ریفرنس مطلق استفاده کنید چرا که می‌خواهیم با کپی کردن فرمول در سلول‌های پایین‌تر، ارجاع به اولین روز پروژه ثابت بماند.
در مثال ما سلول B4 حاوی تاریخ اولین روز است لذا فرمول اولین سلول جدول به صورت زیر خواهد بود:
=INT(B4)-INT($B$4)
از تابع INT برای تبدیل کردن تاریخ به عدد صحیح استفاده شده و برای ریفرنس‌دهی مطلق نیز از $B$4 استفاده شده است. در واقع استفاده از نماد $ قبل از نام ستون و شماره‌ی ردیف، موجب ارجاع مطلق می‌شود. پس از وارد کردن فرمول، Enter را فشار دهید.
اکنون می‌توانید فرمول را در سلول‌های بعدی کپی کنید. برای این منظور مربع کوچک پایین سلول اول را بگیرید و پایین بکشید.
به این ترتیب شماره‌ی روز آغازین هر مرحله از پروژه محاسبه می‌شود. طبعاً روز آغازین اولین مرحله یا وظیفه، می‌بایست 0 باشد.
حال سراغ ستون بعدی می‌رویم که مدت زمان یا Duration هر وظیفه یا مرحله از پروژه است. می‌بایست دو عبارت را منهای هم کنید. در واقع می‌بایست اختلاف روز پایان هر مرحله با روز آغاز پروژه را منهای اختلاف روز آغاز هر مرحله با روز آغاز پروژه کنید. دقت کنید که همواره از ریفرنس‌دهی مطلق برای اشاره به سلول حاوی روز آغازین استفاده کنید. در مثال ما فرمول زیر استفاده شده است:
=(INT(C4)-INT($B$4))-(INT(B4)-INT($B$4))
با زدن Enter نتیجه‌ی محاسبه در سلول درج می‌شود. حال با روش کلیک و درگ، فرمول را کپی کنید.
یک روش سریع‌تر برای پر کردن خودکار: می‌توانید با دبل‌کلیک کردن روی مربع کوچک پایین سلول، فرمول را در سلول‌های بعدی جدول کپی کنید.
به این ترتیب مدت زمان انجام هر کار یا مرحله نیز در سلول‌ها درج می‌شود.
اکنون تمام جدول را انتخاب کنید.
از منوی Insert و گزینه‌ی Chart برای قرار دادن نمودار استفاده کنید.
در تب اول که Setup است، نوع نمودار را از منوی کرکره‌ای Chart type انتخاب کنید. نوع نمودار مناسب برای ترسیم گانت چارت، Stacked Bar Chart یا به زبان فارسی نمودار ستونی پشته‌ای است.
می‌توانید رنگ‌های نمودار را به تناسب سلیقه و نیاز تغییر بدهید. برای شبیه شدن نمودار به گانت چارت معمولی، روی یکی از بخش‌های کم‌رنگ ستون‌های نمودار کلیک کنید و رنگ None یا در واقع حالت بدون رنگ را انتخاب کنید.
در تب Customize می‌توانید عنوان محورها و عنوان نمودار را تعریف کنید. روی بخش Chart & Axis Titles کلیک کنید و در کادر عنوان یا Title text، عنوان نمودار را تایپ کنید. فراموش نکنید که Title font و Title font size را برای انتخاب نوع و اندازه‌ی فونت، بررسی کنید.
به این ترتیب یک گانت چارت ساده ترسیم شده که با تغییر دادن نام مراحل، تاریخ شروع و تاریخ پایان هر مرحله یا هر وظیفه در جدول اطلاعات پروژه، سریعاً آپدیت می‌شود.
howtogeekسیاره‌ی آی‌تی
برای مدیریت پروژه معمولاً از نرم‌افزارهای تخصصی این حوزه استفاده می‌شود اما امور کلی مثل ترسیم نمودار پیشرفت پروژه که به آن گانت چارت گفته می‌شود، در نرم‌افزارهایی مثل Excel نیز امکان‌پذیر و بسیار ساده است. در اکسل می‌توانید از نمودار ستونی انباشته استفاده کنید و رنگ‌بندی و ظاهر نمودار را به گونه‌ای خاص تنظیم کنید تا حاصل کار درست شبیه به خروجی نرم‌افزارهای مخصوص مدیریت پروژه شود.
در این مقاله به آموزش استفاده از نرم‌افزار اکسل مجموعه‌ی آفیس برای ترسیم گانت چارت می‌پردازیم. با سیاره‌ی آی‌تی و یکی دیگر از سری مقالات آموزش Excel همراه شوید.
گانت چارت چیست؟
نموداری به اسم Gantt که مراحل انجام یک پروژه و زمان‌بندی آن را نشان می‌دهد، یکی از ابزارهای مدیریت پروژه است. در نمودار گانت، محور عمودی برای نمایش مراحل یا تسک‌ها به کار می‌رود و محور افقی نیز زمان است. شروع و پایان هر مرحله از کار در این نمودار مشخص می‌شود و در یک نگاه میتوان پیشروی پروژه را بررسی کرد. هر یک از تیم‌ها و هر عضو می‌تواند با نگاهی گذرا به گانت چارت، متوجه شود که چقدر از برنامه‌ی زمانی فاصله گرفته است.
برای ترسیم گانت چارت می‌توانید از نرم‌افزار قدرتمند Excel استفاده کنید. در واقع نرم‌افزارهای بهینه‌تر و تخصصی‌تر برای این مهم وجود دارد اما به کمک اکسل می‌توانید هر نوع نموداری را به سادگی ترسیم کنید. لذا ایجاد جدول و ترسیم گانت چارت نیز امکان‌پذیر است.
در ادامه مراحل ایجاد گانت چارت در اکسل را با یک مثال ساده بررسی می‌کنیم.
ایجاد جدول زمان‌بندی پروژه
گام نخست این است که یک فایل اکسل ایجاد کنید و در صفحه‌ای از آن، جدول زمان‌بندی مراحل یک پروژه را ایجاد کنید. در اولین ستون مراحل و تسک‌ها را به ترتیب زمانی یادداشت کنید و در ستون دوم مدت زمان را بر حسب روز یا هفته یا ماه به تناسب نیاز درج کنید. در ستون سوم و چهارم نیز روز شروع و پایان را تایپ کنید.
به عنوان مثال Task 1 اولین فرآیند در پروژه است که 2 روز زمان لازم دارد و از ۱۵ فوریه الی ۱۷ فوریه انجام می‌شود. لذا جدول به این صورت خواهد بود:
اگر بخواهید گانت چارت شما حالت دینامیک یا پویا داشته باشد و با تغییر در جدول توضیحات و زمان‌بندی، نمودار به صورت خودکار بروز شود، می‌بایست جدول تایپ شده را به شکل خاصی فرمت کنید که قبلاً در مقاله‌ای به روش کار اشاره کردیم:
چگونه در اکسل جدول یا Table و نمودار یا Chart با قابلیت بروز شدن خودکار ایجاد کنیم؟
ترسیم نمودار گانت چارت
برای ترسیم نمودار روی تب Insert از نوار ابزار بالای صفحه کلیک کنید و سپس روی آیکون نمودار ستونی یا Bar Chart کلیک کنید. در منوی کرکره‌ای که باز می‌شود، روی نمودار انباشته‌ای یا Stacked Bar کلیک کنید.
نموداری خالی و بدون دیتا در صفحه ایجاد می‌شود. روی ناحیه‌ی خالی نمودار راست‌کلیک کنید و Select Data را انتخاب کنید.
در پنجره‌ی انتخاب داده، روی دکمه‌ی Add در سمت چپ یا بخش Legend Entries (Series) کلیک کنید. پنجره‌ی Edit Series باز می‌شود. اکنون می‌توانید نام سری را در فیلد Series name تایپ کنید. روش دیگر این است که پس از کلیک در این فیلد، روی عنوان ستون تاریخ شروع در جدول زمان‌بندی کلیک کنید. به این ترتیب اگر عنوان ستون را تغییر بدهید، نام سری به صورت خودکار آپدیت می‌شود.
برای انتخاب تاریخ‌ها، روی آیکون انتخاب که در سمت راست فیلد بعدی یعنی Series value قرار گرفته کلیک کنید. حال به کمک موس روی اولین تاریخ شروع کلیک کرده و با نگه داشتن کلید چپ موس، تاریخ‌های بعدی را انتخاب کنید و سپس کلید موس را رها کنید. به این ترتیب تاریخ‌های شروع به عنوان داده‌های نمودار انتخاب می‌شوند. روی OK کلیک کنید تا اولین سری داده تعریف شود.
دومین سری داده که مدت زمان یا Duration است هم با روش اشاره شده تعریف می‌شود. ابتدا روی دکمه‌ی Add کلیک کنید. نام سری را با انتخاب کردن عنوان ستون زمان انجام مراحل تعریف کنید و داده‌های سری را با روش کلیک و درگ از ستون Duration یا زمان انجام مراحل مختلف، انتخاب کنید.
در نهایت روی OK کلیک کنید. به این ترتیب دو سری داده خواهیم داشت.
افزودن توضیحات مراحل پروژه به گانت چارت
برای اضافه کردن توضیحات هم می‌توانید نمودار را ویرایش کنید و در سری تاریخ شروع تغییر کوچکی بدهید. می‌توانید با راست‌کلیک کردن روی ستون‌های آبی نمودار شروع کنید. سپس گزینه‌ی Select Data را انتخاب کنید. به این ترتیب پنجره‌ی مدیریت سری داده‌های نمودار باز می‌شود. روی دکمه‌ی Edit در بخش Horizontal (Category) Axis Labels کلیک کنید.
سپس روی آیکون جدول در کنار فیلد Axis label range کلیک کنید و در ادامه اولین داده از ستون توضیحات را انتخاب کرده و با نگه داشتن کلید چپ موس و حرکت موس، موارد بعدی را انتخاب کنید و در نهایت کلید چپ موس را رها کنید.
پس از تغییر اشاره شده، روی OK کلیک کنید و در پنجره‌ی ویرایش سری‌ها نیز روی OK کلیک کنید.
تنظیمات ظاهری گانت چارت در Excel
برای بهینه شدن ظاهر نمودار، می‌بایست بخش آبی‌رنگ نمودار ستونی را به رنگ سفید که هم‌رنگ پس‌زمینه است، تغییر دهید و نمایش خط دور یا Border ستون‌ها را نیز غیرفعال کنید. لذا ابتدا روی بخش آبی راست‌کلیک کنید و گزینه‌ی Format Data Series را انتخاب کنید.
در پنل کنار صفحه در بخش Fill که آیکون آن به شکل سطل رنگ است، گزینه‌ی No fill را انتخاب کنید که موجب بی‌رنگ شدن بخش آبی نمودار ستونی می‌شود.
در بخش Border نیز حالت بدون خط دور یا No Line را انتخاب کنید.
برای تغییر دادن ترتیب داده‌ها می‌بایست ترتیب معکوس یا Reverse را فعال کنید. برای این مهم ابتدا روی یکی از مراحل پروژه در کنار ستون عمودی کلیک کنید تا پنلی در کنار صفحه برای ویرایش تنظیمات محورها نمایان شود. در این پنل روی آیکون ستون‌ها کلیک کنید و تیک گزینه‌ی Categories in the reverse order در بخش Axis options را بزنید.
به این ترتیب گانت چارت شما آماده است:
thewindowsclubسیاره‌ی آی‌تی