تکنولوژی

آموزش طراحی فرم پرکردنی با کادر متن، منوی کرکره‌ای و چک‌باکس در Word

این روزها استفاده از فرم‌های آنلاین یا فایل‌های فرم که حالت پرکردنی دارند، متداول‌تر شده است و در آینده برای حفاظت از محیط زیست و درختان، استفاده از فرم‌های چاپی کمتر و کمتر می‌شود. فرم‌های پرکردنی را می‌توانید با نرم‌افزارها و حتی سرویس‌های آنلاین مختلف ایجاد کنید و به اشتراک بگذارید. حتی در نرم‌افزاری مثل Word هم این قابلیت وجود دارد.

در این مقاله به روش ساخت فرم با قابلیت پر کردن در نرم‌افزار Word مجموعه آفیس مایکروسافت می‌پردازیم.

نرم‌افزارهای زیادی برای طراحی فرم چاپی وجود دارد اما قابلیت پر کردن فرم که در واقع یک فایل دیجیتال است، در هر نرم‌افزاری پیاده‌سازی نشده است. خوشبختانه در Word این قابلیت وجود دارد و با توجه به محبوب بودن این نرم‌افزار، بد نیست طراحی فرم را در ورد انجام بدهید تا به اشتراک گذاشتن فایل نهایی به عنوان فرم، ساده باشد. در واقع بسیاری از کاربران ویندوز از آفیس مایکروسافت استفاده می‌کنند و می‌توانند فایل‌های ورد را بدون دردسر باز کنند!

فعال کردن  تب Developer در Word

برای گذاشتن کادر متن، لیست کرکره‌ای، چک‌باکس که متقاضی شغل، خدمات و غیره می‌تواند در آن تیک بزند، به تب خاصی به اسم Developer نیاز داریم که به صورت پیش‌فرض در نرم‌افزارهایی مثل Word یا Excel فعال نیست. فعال کردن نمایش این تب بسیار ساده است:

ابتدا روی منوی File و سپس روی گزینه‌ی Options در ستون کناری کلیک کنید.

در ستون کناری از پنجره‌ی Word Options روی تب Customize Ribbon کلیک کنید. در سمت راست لیستی از تب‌ها و کامندها نمایان می‌شود. در ستون سمت راست گزینه‌ای به اسم Developer و یا Developer (Custom) موجود است اما دارای تیک نیست و در واقع نمایش داده نمی‌شود. یک روش ساده برای فعال کردن این تب، زدن تیک گزینه‌ی Developer و سپس کلیک روی دکمه‌ی OK است. البته اگر این تب را قبلاً فعال و سفارشی‌سازی کرده باشید، گزینه‌ی Developer (Custom) در لیست دیده می‌شود و نه Developer.

و روش بعدی بعدی برای فعال کردن نمایش تب Developer: از منوی کرکره‌ای بالای لیست سمت چپ گزینه‌ی Main Tabs را انتخاب کنید و سپس در لیست سمت چپ روی Developer (Custom) کلیک کنید و در ادامه روی دکمه‌ی Add > >  بین لیست راست و چپ کلیک کنید تا در لیست سمت چپ اضافه شود. در نهایت روی OK کلیک کنید.

به این ترتیب تب Developer را در بالای صفحه مشاهده خواهید کرد. ابزارهای مربوط به طراحی فرم پرکردنی، در بخش Controls وجود دارد که شامل کادر متن، منوی کرکره‌ای، چک‌باکس برای تیک زدن و غیره می‌شود. در ادامه با این موارد آشنا می‌شویم.

اضافه کردن عناصر فرم پرکردنی

در طراحی فرم می‌توانید یک جدول بزرگ قرار بدهید و خطوط جدول را مخفی کنید و سپس عناصر را در خانه‌های جدول بچینید. این روش برای حفظ نظم و میزان کردن فاصله‌ها روش خوبی است.

کار را با کلیک روی گزینه‌ی Design Mode یا حالت طراحی در بخش Controls از تب Developer آغاز کنید. در ادامه روی یکی از گزینه‌های کنترلی مثل چک‌باکس، کادر متن و لیست کرکره‌ای کلیک کنید.

دقت کنید که اگر روی Design Mode کلیک کنید، گزینه‌های فرم به شکل معمولی و متن ساده نمایش داده می‌شوند در حالی که اگر روی Design Mode کلیک کنید تا حالت طراحی فعال شود، گزینه‌های موجود در فرم، با استایل متفاوتی نمایش داده می‌شوند.

با کلیک روی آیکون چمدان می‌توانید از گزینه‌های بیشتری در طراحی فرم پرکردنی استفاده کنید.

سفارشی کردن عناصر فرم در Word

مایکروسافت در نرم‌افزار ورد قابلیت سفارشی کردن المان‌های فرم را نیز پیش‌بینی کرده است. به عنوان مثال می‌توانید رنگ یک کادر متن را تغییر بدهید، عنوانی برای آن تایپ کنید، روشی برای قفل کردن و غیرقابل‌ویرایش کردن آن در نظر بگیرید.

برای باز کردن پنجره‌ی Properties هر یک از عناصر فرم، کافی است روی آن کلیک کنید و سپس در منوی بالای صفحه و تب Developer روی Properties کلیک کنید. در پنجره‌ی باز شده عنوان را در فیلد Title، برچسب‌ها را در فیلد Tag و رنگ را از منوی Color انتخاب کنید. موارد دیگر مثل استایل نیز قابل تغییر است. اگر بخواهید فیلدی قابل حذف کردن نباشد، می‌توانید تیک Content control cannot be deleted را بزنید و اگر بخواهید محتوای عنصری قابل تغییر نباشد، می‌توانید تیک Contents cannot be edited را بزنید.

در نهایت روی OK کلیک کنید.

قفل کردن ویرایش فرم و فایل ورد

تغییر دادن فرمی که شما در Word ساخته‌اید ساده است و در واقع کاربر می‌تواند از تب Developer حالت Design Mode را فعال کرده و آن را تغییر بدهد. برای جلوگیری از تغییرات فرم و دستکاری آن، می‌توانید ویرایش را محدود کنید. روش کار ساده است:

ابتدا با زدن کلید Ctrl + A تمام عناصر فرم را انتخاب کنید. سپس روی گزینه‌ی Restrict Editing در تب Developer کلیک کنید. به این ترتیب پنلی در کنار صفحه نمایان می‌شود. در بخش Editing restrictions تیک گزینه‌ی Allow only this type of editing in the document را بزنید و از منوی کرکره‌ای زیر آن، گزینه‌ی Filling in forms را انتخاب کنید.

در ادامه پسورد برای فایل وارد کنید و در نهایت روی OK کلیک کنید.

با این تغییرات، کاربر فقط می‌تواند فیلدهای پرکردنی فرم را پر کند و در واقع بدون وارد کردن پسورد نمی‌تواند عناصر فرمی که در اختیار وی گذاشته شده را تغییر بدهد.

مهم‌ترین عناصر فرم در ورد

برای قرار دادن کادر وارد کردن متن و توضیح در فرم، از عنصر Plain Text و Rich Text استفاده می‌شود که آیکونی به شکل Aa دارند. حالت Rich Text استایل دارد و حالت Plain Text متن بدون استایل و ساده است. در هر دو حالت ایجاد پاراگراف جدید پشتیبانی نمی‌شود مگر آنکه در پنجره‌ی Properties فیلد مربوطه، تیک گزینه‌ی Allow Carriage returns (multiple paragraphs) را بزنید و روی OK کلیک کنید.

عنصر مهم بعدی، منوی کرکره‌ای یا Drop-down list است. پس از اضافه کردن این عنصر، پنجره‌ی Properties آن را باز کنید و گزینه‌های موجود در منوی کرکره‌ای را در بخش پایین و با کلیک روی دکمه‌ی Add اضافه کنید. برای هر مورد می‌توانید نام نمایشی یا Display Name و مقدار یا Value را تایپ کنید.

در نهایت پس از افزودن چند مورد، اگر لازم است ترتیب تغییر کند، از دکمه‌های Move Up و Move Down استفاده کنید. برای حذف کردن می‌توانید از Remove استفاده کنید و برای ویرایش کردن می‌توانید از Modify استفاده کنید.

منوی کرکره‌ای حاوی تاریخ هم ساختار مشابهی دارد با این فاوت که می‌توانید شیوه‌ی نمایش تاریخ را به صورت دلخواه انتخاب کنید.

یکی دیگر از کاربردی‌ترین عناصر فرم در ورد، گزینه‌ی Repeating Section است که دو کاربرد مهم دارد:

  • تکرار کردن برخی عناصر فرم
  • کنترل کردن نمایش دیگر عناصر فرم

موقعیت این گزینه قبل از آیکون چمدان است:


کادر متن یا Text Box یکی از مفیدترین امکانات Word است. با این ابزار می‌توانید کادر متنی در هر موقعیتی از صفحه قرار دهید و درون آن محتوای دلخواه را تایپ کنید. به عبارت دیگر اگر بخواهید در گوشه و کنار صفحه، متن و عکسی داشته باشید و جایگاه آن مستقل تنظیم شود، Text Box‌ بهترین انتخاب است.

در ادامه با Text Box در نرم‌افزار ورد مجموعه‌ی آفیس مایکروسافت آشنا می‌شویم و روش استفاده و تنظیمات ظاهری آن را بررسی می‌کنیم.

نرم‌افزار ورد مایکروسافت به صورت پیش‌فرض تعدادی کادر متن از پیش قالب‌بندی‌شده دارد که برای کاربری‌های مختلف مناسب است اما در عین حال می‌توانید کادر متن دلخواهی را ترسیم کرده و محتوایی درون آن قرار دهید. تنظیم ابعاد Text Box، رنگ داخل و مرز آن و همین‌طور فونت و رنگ متن و چیدمان، همگی به راحتی انجام می‌شود. لذا Text Box یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای ساختن فرم‌هایی مثل نامه‌های اداری و طراحی کاتالوگ و صفحه‌ی کاور و مانند آن است.

قرار دادن Text Box در فایل Word

برای ایجاد کادر متن جدید، در نوار ابزار بالای صفحه و تب Insert روی Text Box کلیک کنید.

آموزش استفاده از Text Box یا کادر متن با طراحی و ابعاد دلخواه در Word

منوی کرکره‌ای انتخاب نوع Text Box‌ باز می‌شود. اگر می‌خواهید یکی از فرمت‌های پیش‌فرض را استفاده کنید، روی آن کلیک کنید. کادرهای متن می‌توانند ‌Border یا حاشیه نداشته باشند و همین‌طور ممکن است رنگ داخل کادر متن، سفید نباشد و طراحی جالب توجهی داشته باشد. تمام این موارد پس از قرار دادن Text Box‌ نیز قابل‌تغییر است.

آموزش استفاده از Text Box یا کادر متن با طراحی و ابعاد دلخواه در Word

وقتی کادر متنی جدیدی در فایل ورد قرار می‌دهید، به صورت خودکار متن داخل کادر انتخاب می‌شود و در واقع می‌توانید شروع به تایپ کردن متن داخل کادر کنید.

برای تغییرات ظاهری متن داخل کادر، می‌توانید آن را انتخاب کرده و از منوی Home استفاده کنید و به عنوان مثال فونت، اندازه‌ی متن، رنگ متن، استفاده از استایل Bold یا ضمخت و غیره را به راحتی انجام دهید. به همین صورت می‌توانید تنظیمات فاصله‌ی خطوط و پاراگراف‌ها و استایل وسط‌چین، راست‌چین و چپ‌چین و غیره را تغییر بدهید.

جابجا کردن و چرخاندن Text Box در ورد

برای تغییر دادن اندازه‌ی تکست باکس در ورد، کافی است روی آن کلیک کنید و سپس روی یکی از دوایر کوچکی که در گوشه‌ها و وسط ضلع‌ها قرار گرفته کلیک کرده و آن را به سمتی بکشید. تغییر عرض و ارتفاع با تکان دادن وسط ضلع‌ها صورت می‌گیرد و تغییر هم‌زمان عرض و ارتفاع با درگ کردن دوایر گوشه انجام می‌شود.

برای چرخاندن Text Box می‌توانید روی آیکون چرخش که بالای کادر متنی نمایان می‌شود، کلیک کرده و موس را حرکت دهید.

برای جابجا کردن تکست باکس می‌بایست روی مرز آن کلیک کرده و موس را حرکت دهید. دقت کنید که نشانگر موس زمانی که روی مرز کادر متن قرار گرفته باشد و نه روی یکی از دوایر تغییر سایز، به شکل + با چهار فلش درمی‌آید که آیکون Move است.

آموزش استفاده از Text Box یا کادر متن با طراحی و ابعاد دلخواه در Word

ترسیم کادر متن در ورد

اگر انواع از پیش‌تعریف‌شده Text Box‌ را مناسب کاربری خویش نمی‌دانید، می‌توانید یک تکست باکس سفارشی ترسیم کنید. برای این کار ابتدا از تب Insert منوی کرکره‌ای Text Box‌ را باز کنید و سپس روی گزینه‌ی Draw Text Box کلیک کنید که زیر لیست استایل‌های آماده قرار دارد.

آموزش استفاده از Text Box یا کادر متن با طراحی و ابعاد دلخواه در Word

نشانگر موس به صورت + در می‌آید و اکنون می‌توانید در نقطه‌ای کلیک کرده و موس را حرکت دهید و در نقطه‌ی روبرو رها کنید تا مستطیلی که کادر متن است، ترسیم شود.

اکنون می‌توانید متن موردنظر را تایپ کنید.

اگر کادر متنی را روی پاراگراف‌ها ترسیم کنید، با توجه به اینکه حالت پیش‌فرض آن، زمینه‌ی کدر با رنگ سفید است، متن زیر آن دیده نمی‌شود.

می‌توانید Layout یا چیدمان کادر متن را تغییر بدهید تا روی دیگر عناصر قرار نگیرد. به این منظور روی تکست باکس کلیک کنید و سپس روی آیکون Layout options کلیک کنید که در سمت راست کادر متن ظاهر می‌شود. اکنون می‌توانید یکی از حالت‌های چیدمان کادر متنی را انتخاب کنید. به عنوان مثال می‌توانید کادر متنی را زیر دیگر عناصر صفحه قرار دهید تا چیزی شبیه به Watermark در صفحه اضافه شود.

و همین‌طور می‌توانید تنظیمات چیدمان را تغییر دهید به گونه‌ای که عکس و متن موجود در صفحه، بالا و پایین Text Box قرار گیرد و طبعاً چیزی زیر آن یا در کنار آن نباشد.

تنظیمات ظاهر کادر متن در ورد

برای تغییر دادن تنظیمات ظاهری Text Box، ابتدا روی آن کلیک کنید و سپس روی مرز آن کلیک کنید. سپس در تب Format از نوار ابزار بالای صفحه، تنظیمات موجود را بررسی کنید. برخی موارد مهم و کاربردی در مورد تکست باکس به صورت زیر است:

  • Shape Fill برای رنگی کردن Text Box
  • Shape Outline برای انتخاب حاشیه‌ی تکست باکس
  • Change Shape برای تغییر شکل تکست باکس
  • Shadow Effects برای تنظیم سایه‌ی کادر متنی

به عنوان مثال اگر بخواهید برای یک نامه‌ی اداری، چند خط کوتاه در گوشه‌ی بالای صفحه برای درج کردن تاریخ و کد یا شماره‌ی نامه و غیره اضافه کنید، می‌توانید کادر متن را بدون حاشیه و همین‌طور با پس‌زمینه‌ی شفاف یا Transparent طراحی کنید و سپس آن را در موقعیت مناسب قرار دهید.

برای تغییر سریع ظاهر کادر متن و استفاده از طراحی‌های موجود، می‌توانید روی یکی از طراحی‌ها در بخش Text Box Styles کلیک کنید.

برای تغییرات داخلی مثل فونت و رنگ متن درون کادر، همان‌طور که قبلاً اشاره کردیم می‌توانید از تب Home بالای صفحه استفاده کنید.


قفل کردن Text Box در نرم‌افزار Word به این معنی است که محتوای داخل کادر متن حین جابجا کردن و چرخاندن کادر یا دیگر تغییرات، قابل تغییر نیست. در واقع در نرم‌افزار Word قابلیت قفل کردن بخش‌های مختلف فایل به منظور جلوگیری از ویرایش عمدی یا سهوی وجود دارد.

در ادامه به روش قفل کردن کادر متن در ورد مجموعه‌ی آفیسمایکروسافت می‌پردازیم.

گاهی ضروری است که بخش‌هایی از یک فایل Word برای حفاظت از مالکیت معنوی یا حریم خصوصی و در واقع جلوگیری از کپی‌کاری، قفل شود. یک روش جلوگیری از تغییرات عمدی یا سهوی Text Box این است که کادر متن را قفل کنید. البته روش‌های دیگری نیز برای جلوگیری از تغییرات وجود دارد و به عنوان مثال می‌توانید ویرایش کردن فایل Word را به کلی غیرفعال کنید و یا آن را به PDF تبدیل کرده و روی فایل پی‌دی‌اف پسورد بگذارید.

فعال کردن تب Developer در نوار منوی Word

برای قفل کردن یک تکست باکس در Word، از منوی Developer استفاده می‌کنیم که به صورت پیش‌فرض فعال نیست. برای فعال کردن نمایش این تب، می‌توانید روی نوار ابزار بالای صفحه راست‌کلیک کنید و گزینه‌ی Customize the Ribbon را انتخاب کنید.

آموزش قفل کردن یک یا چند کادر متن در ورد

در پنجره‌ی باز شده تیک منوهای موردنیاز را بزنید. Developer یکی از این منوها است که به صورت پیش‌فرض تیک آن فعال نیست. در نهایت روی OK کلیک کنید.

آموزش قفل کردن یک یا چند کادر متن در ورد

محدود کردن ویرایش کادر متن در Word

برای قفل کردن کادر متن و در واقع جلوگیری از ویرایش آن، ابتدا آن را انتخاب کنید و سپس در تب Developer روی Restrict Editing که یکی از گزینه‌های بخش Protect است کلیک کنید. 

آموزش قفل کردن یک یا چند کادر متن در ورد

اگر نمایش تب Developer‌ را فعال کنید، گزینه‌ی Restrict Editing در تب Review نیز اضافه می‌شود!

در پنجره‌ی باز شده در سمت راست صفحه، در بخش Editing restrictions تیک گزینه‌ی Allow only this type of editing in the document را بزنید و از منوی کرکره‌ای زیر آن، حالت No changes (Read only) را انتخاب کنید. در این صورت هیچ نوع ویرایشی در داکیومنت فعلی مجاز نخواهد بود.

آموزش قفل کردن یک یا چند کادر متن در ورد

گام بعدی این است که تمام محتویات فایل به جز کادر متن را انتخاب کنید. ساده‌ترین روش در فایل‌های طولانی، فشار دادن Ctrl + A برای انتخاب تمام محتوا و سپس نگه داشتن کلید Ctrl و کلیک روی کادر متن است. در این صورت کادر متن از انتخاب خارج می‌شود. اکنون در بخش Exceptions تیک گزینه‌ی Everyone را بزنید. به این ترتیب همه‌ی افراد می‌توانند همه‌ی بخش‌های داکیومنت را به جز کادر متن موردبحث که انتخاب نشده، ویرایش کنند!

در نهایت روی Yes, Start Enforcing Protection  در پایین پنل Restrict Editing کلیک کنید.

در ادامه کادر وارد کردن رمز عبور نمایان می‌شود. پسوردی را در هر دو فیلد به صورت یکسان تایپ کنید و سپس روی OK کلیک کنید.

تمام محتوای فایل به جز کادر متنی که انتخاب نشده بود، هایلایت می‌شود و این به معنی قفل بودن محتویات Text Box و قابل ویرایش بودن سایر بخش‌های فایل است.

اگر بخواهید کادر متن را ویرایش کنید، می‌بایست ابتدا روی دکمه‌ی Stop Restriction در پایین پنل Restrict Editing کلیک کنید و با وارد کردن پسورد، حالت قفل را متوقف کنید.

توجه کنید که برای قفل کردن چند Text Box‌ و در حالت کلی‌تر، چند بخش از یک فایل ورد، می‌توانید همین مراحل ساده را طی کنید. کافی است در مرحله‌ی انتخاب محتوا، با Ctrl + A تمام فایل را انتخاب کرده و سپس با نگه داشتن Ctrl ، بخش‌هایی که می‌بایست قفل شود را از انتخاب خارج کنید.