تکنولوژی

آموزش ساخت تمپلیت سفارشی و روش استفاده از آن در Google Docs


سرویس داکس – Docs فعالیت اش را از نسخه‌ی وب آغاز کرد و با وجود محبوبیت آفیس، تعداد کاربران اش در حال افزایش است.  گوگل داکس به کاربران امکان می‌دهد که اسناد خود را با هر تعداد کاربر یا حتی به‌صورت عمومی به‌اشتراک بگذارند و این امکان وجود دارد که همه‌ی کاربران در لحظه هم امکان ویرایش داشته باشند و هم تغییرات را مشاهده کنند. یکپارچگی این سرویس با سایر سرویس‌ های گوگل مانند درایو و جیمیل که بیشترین تعداد کاربر را درمقایسه‌ با رقبا دارد، فرایند اشتراک‌گذاری را بسیار ساده‌تر می‌کند. درضمن، بدون نیاز به نصب نرم‌افزار در هر پلتفرمی حتی به‌صورت آفلاین نیز می‌توانید اسناد را ویرایش کنید. یکی از کمبودهایی که در استفاده از Docs ممکن است با آن روبه‌رو شوید، پشتیبانی‌نکردن از فونت‌های دلخواه است، یعنی نمی‌توانید مانند آفیس فونت سفارشی خود با فرمت TTF را در گوگل داکس آپلود و از آن استفاده کنید.  در ادامه قصد داریم تا به شما روش هایی را نشان دهیم که می توانید به گوگل داک فونت دلخواه اضافه و از آن استفاده کنید

 

نحوه‌ی افزودن فونت فارسی Google Docs با Google Fonts

گوگل سرویسی به نام Google Fonts دارد که با هدف بهبود وضعیت صفحات وب ازنظر تایپوگرافی و زیبایی‌شناسی راه‌اندازی شده است و فونت‌های متن‌باز را به‌‌رایگان دراختیار کاربران قرار می‌دهد. کاربران نیز می‌توانند با ارایه فونت‌های دلخواه در این سرویس سهیم باشند. لازم به ذکر است به‌تازگی فونت محبوب وزیرمتن Vazirmatn نیز به آن افزوده شده است. خوشبختانه ازطریق گوگل داکس می‌توان به گوگل فونت دسترسی داشت و فونت‌های دلخواه را به فهرست فونت‌های گوگل داکس اضافه کرد. برای این کار سند مدنظر را در گوگل داکس باز و در نوار ابزار روی منو فونت و سپس گزینه‌ی More fonts کلیک کنید.

 

در پنجره‌ی بازشده، فهرست فونت‌های موجود در گوگل فونت به شما نمایش داده می‌شود که نام هر فونت با سبک خودش نوشته شده است. اگر نام فونت مدنظرتان را می‌دانید، آن را جست‌وجو کنید.

 

برای اضافه‌کردن فونت‌های فارسی یا عربی، روی گزینه Scripts: All scripts کلیک و Arabic را انتخاب کنید. سپس، فونت‌های مدنظر را انتخاب و روی OK کلیک کنید تا به فهرست فونت‌ها افزوده شوند.

 

افزودن فونت فارسی به Google Docs با Extensis

روش دیگر برای اضافه‌کردن فونت به اسناد در گوگل داکس، استفاده از افزونه Extensis است. این افزونه از همان فونت‌های گوگل فونت استفاده می‌کند؛ بنابراین، ازنظر تنوع فونت تفاوتی با روش اول ندارد؛ اما مزیت آن در‌مقایسه‌با روش اول آن است که به اضافه‌کردن فونت به‌صورت دستی نیاز ندارید و با استفاده از آن، می‌توانید همه‌ی فونت‌ها را یک‌جا داشته باشید. برای افزودن فونت مراحل زیر را دنبال کنید:

در نوار ابزار روی Extensions کلیک کنید و به قسمت Add-ons > Get add-ons بروید.

 

در پنجره‌ی بازشده، Extensis fonts را جست‌وجو و روی نتیجه‌ی نمایش‌داده‌شده کلیک کنید.

 

درادامه، روی Install و سپس Continue کلیک کنید.

 

در پنجره‌ی باز‌شده، اکانت خود را انتخاب و روی Allow کلیک کنید.

 

سپس، روی Next و Done کلیک کنید.

 

مجدد از نوار ابزار Extensions را باز کنید و به بخش Extensis fonts بروید و روی Start کلیک کنید.

 

در کادر بازشده در قسمت راست صفحه، می‌توانید به تمامی فونت‌های Google Fonts دسترسی داشته باشید و با انتخاب متن و سپس فونت، سبک آن را در نوشته اعمال کنید.

 

درحال‌حاضر، فونت‌های فارسی و عربی موجود در گوگل فونت موارد زیر را شامل می‌شود که از افزونه مذکور می‌توانید آن‌ها را انتخاب کنید:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


استفاده از Template یا قالب برای ساده، سریع و استاندارد کردن فایل‌ها روش مناسبی است. در سرویس تحت وب Google Docs که جایگزین رایگان و ساده‌ای برای نرم‌افزار Word است، می‌توانید تمپلیت سفارشی خودتان را بسازید و در کارهای بعدی تمپلیت را باز کرده و آن را به عنوان یک فایل جدید، ویرایش کرده و ذخیره کنید.

در این مقاله نحوه‌ی ساخت تمپلیت یا قالب در سرویس گوگل داکس را بررسی می‌کنیم.

برخی کاربران نرم‌افزاری نظیر Word، مرتباً فایل‌هایی با ساختار و استایل مشابه می‌سازند و ویرایش می‌کنند. برای ساده‌تر کردن امور بهتر است قالب سفارشی بسازید و به جای اینکه هر بار تنظیمات مختلف و استایل‌ها را چک کنید، تمپلیت را باز کرده و مشغول افزودن محتوا شوید. در سرویس تحت وب Google Docs هم این قابلیت وجود دارد. البته می‌توانید از تمپلیت‌های متنوع Google Docs که به صورت رایگان ارایه شده نیز استفاده کنید ولیکن شاید ظاهر و تنظیمات این تمپلیت‌ها کاملاً منطبق بر نیاز و سلیقه‌ی شما نباشد.

چگونه در گوگل داکس تمپلیت سفارشی بسازیم؟

قبل از هر چیز توجه کنید که گزینه‌ای برای ذخیره کردن فایل به عنوان فایل تمپلیت موجود نیست! ترفند ساخت تمپلیت سفارشی این است که یک فایل که استایل و ظاهر خوبی دارد را در فولدری ذخیره کنید و هر زمان فایل جدیدی با همان ساختار لازم شد، یک کپی از فایل تمپلیت بسازید و آن را ویرایش کنید. در ادامه روش کار را مرحله به مرحله شرح می‌دهیم.

ابتدا به سایت گوگل داکس مراجعه کنید و با استفاده از جیمیل و پسورد، وارد شوید. یک فایل جدید بسازید و آن را تغییر بدهید یا اگر فایلی با ساختار مناسب از قبل تهیه کرده‌اید، آن را باز کنید. حتی می‌توانید یکی از قالب‌های پیش‌فرض گوگل داکس را باز کنید و آن را تغییر بدهید.

آموزش ساخت تمپلیت سفارشی و روش استفاده از آن در Google Docs

اولین گام این است که نام مناسبی برای تمپلیت در نظر بگیرید تا شناسایی کردن آن ساده باشد. برای این منظور روی نام فایل در بالای صفحه کلیک کرده و نام دلخواه خویش را انتخاب کنید. دقت کنید که کلمه‌ی Template را در انتهای نام تایپ کنید. پس از وارد کردن نام فایل، Enter را فشار دهید.

آموزش ساخت تمپلیت سفارشی و روش استفاده از آن در Google Docs

گام بعدی ایجاد فولدر تمپلیت‌ها است. برای این کار روی آیکون فولدر روبروی نام فایل کلیک کنید و در کادری که باز می‌شود، روی آیکون New Folder کلیک کنید.

آموزش ساخت تمپلیت سفارشی و روش استفاده از آن در Google Docs

نام فولدر را تایپ کنید و سپس روی تیک روبروی آن کلیک کنید.

آموزش ساخت تمپلیت سفارشی و روش استفاده از آن در Google Docs

پس از ساخت فولدر، روی دکمه‌ی Move here کلیک کنید تا فایل تمپلیت به فولدر جدیدی که ساخته‌اید منتقل شود.

اکنون یک فولدر برای تمپلیت‌هایی که در آینده می‌سازید دارید که در آن یک فایل ذخیره شده است.

اگر بخواهید از تمپلیتی که ساخته‌اید کپی تهیه کنید، می‌توانید به سرویس فضای ابری Google Drive رجوع کرده و فولدر تمپلیت‌ها را با دبل‌کلیک کردن، باز کنید.

سپس روی فایل تمپلیت موردنظر راست‌کلیک کنید و گزینه‌ی Make a Copy یا ایجاد کپی را انتخاب کنید. 

همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، فایلی جدید ایجاد می‌شود که در ابتدای نام آن، Copy of وجود دارد و سپس نام تمپلیت ذکر شده است. روی این فایل کلیک کنید تا باز شود. پس از باز کردن فایل، می‌توانید محتوای جدید در آن بیافزایید و نام آن را تغییر داده و همین‌طور در فولدر دیگری ذخیره کنید.

اگر شخصی یک فایل جالب و کاربردی با شما به اشتراک گذاشته، می‌توانید آن را به قالبی برای کارهای آتی تبدیل کنید. کافی است پس از باز کردن فایل، از منوی File و گزینه‌ی Make a copy برای کپی کردن آن استفاده کنید. 

نام تمپلیت را به صورت دلخواه وارد کنید و دقت کنید که محل ذخیره کردن فایل را فولدر تمپلیت‌ها که پیش‌تر ساخته‌اید در نظر بگیرید تا همواره یافتن فایل قالب ساده باشد. در نهایت روی OK کلیک کنید.

اگر از حساب کاربری پولی G Suite گوگل استفاده می‌کنید، کار شما ساده‌تر می‌شود چرا که می‌توانید تملپیت‌ها سفارشی را در گالری تمپلیت‌های سفارشی حساب کاربری خودتان ذخیره کنید. روش فوق برای حساب کاربری رایگان مناسب است.


زمانی که در نرم‌افزار Word مایکروسافت یک فایل جدید ایجاد می‌کنید و شروع به تایپ کردن می‌کنید، فرمت پیش‌فرض شامل تنظیمات پیش‌فرض فونت و پاراگراف و همین‌طور نمای صفحه که حالت Web است، در آن استفاده می‌شود. می‌توان حالت پیش‌فرض فونت و پاراگراف را در ورد به دلخواه انتخاب کرد و کاری کرد که در حالت پیش‌فرض، نمایش فایل به صورت نمای Print باشد. علاوه بر این تمام استایل‌های مربوط به هدینگ‌ها و فهرست و … با استفاده از تغییرات در Template (قالب) پیش‌فرض که Normal.dot یا Normal.dotm نام دارد نیز سفارشی‌شدنی است. حتی می‌توان کاری کرد که یک فایل مرجع حاوی فهرست و مقدمه و تعداد عکس و جدول و نمودار و همین‌طور فصل‌ها، به عنوان فایل جدید باز شود!

در ادامه به روش تغییر فونت پیش‌فرض و تنظیمات پاراگراف و شیوه‌ی نمایش فایل در مایکروسافت ورد می‌پردازیم.

همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، زمانی که فایل جدیدی به کمک نرم‌افزار ورد ایجاد می‌کنیم، قالب یا تمپلیتی که برای شکل‌دهی به آن استفاده می‌شود، Normal Template نام دارد. با تغییراتی در این فایل مهم و جالب، تمام آنچه پس از ایجاد یک فایل جدید مرتباً انجام می‌دهیم و تکرار می‌کنیم، به عنوان پیش‌فرض تنظیم شده و در نتیجه پس از ایجاد فایل‌های جدید، تغییرات خاصی لازم نیست و می‌توان شروع به تایپ کرد.

چگونه یک تمپلیت جدید با تنظیمات دلخواه متن و … برای Word ایجاد کنیم؟

برای ایجاد تمپلیت جدید، بهترین روش این است که یک فایل ورد ساده و جدید ایجاد کنید. توجه کنید که این فایل می‌تواند خالی باشد و می‌تواند حاوی متن و هدینگ و جداول و تصاویری که همیشه و در هر فایل جدیدی لازم داریم، باشد. در این صورت هر زمان فایل جدیدی در ورد ایجاد کنیم، متن دلخواه و پیش‌فرض در آن تایپ شده است! جداول و نمودارها و حتی فهرست و شماره‌ی صفحات و … نیز پیشاپیش آماده خواهد بود. بنابراین می‌توانید یکی از تمپلیت‌های جالب را انتخاب کنید و بخش‌های اضافی یا نامطلوب آن را تغییر دهید ولیکن مراقب باشید و تمام بخش‌ها و تنظیمات را بررسی کنید چرا که یک اشتباه کوچک در تمام فایل‌های جدید مبتنی بر این تمپلیت، تکرار خواهد شد.

برای ایجاد فایل جدید، روی منوی File کلیک کنید و در تب فایل روی گزینه‌ی New کلیک کنید. می‌توانید از شرت‌کات Ctrl + N هم استفاده کنید که در نسخه‌های مختلف Word برای ایجاد فایل جدید استفاده می‌شود.

پس از ویرایش کردن فایل، می‌توان آن را با پسوند dotm و همین‌طور dotx ذخیره کرد که به ترتیب برای اسناد دارای ماکرو و بدون ماکرو مناسب است.

آموزش ساخت قالب یا تمپلیت آماده‌ی Word مایکروسافت

در ادامه به بررسی نحوه‌ی تغییر استایل پاراگراف و هدینگ‌ها و لیست‌ها و فهرست و … می‌پردازیم اما در نهایت پس از تکمیل کردن فایل تمپلیت، باید آن را در چه مسیری ذخیره کرد تا قابل‌استفاده باشد؟

زمانی که فایل خود را تکمیل کردید، به مسیر زیر در درایو C مراجعه کنید، به جای USERNAME، نام کاربری حساب خود را قرار دهید:

C:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

فایل Normal.dotm در این مسیر موجود است، آن را کپی کنید و در همین مسیر با نام دیگری مثل Normal-original.dotm ذخیره کنید تا در صورت نیاز به تمپلیت پیش‌فرض و اصلی ورد، بتوان آن را برگرداند.

آموزش ساخت قالب یا تمپلیت آماده‌ی Word مایکروسافت

و در ادامه فایل Normal.dotm خود را که تنظیمات سفارشی در آن پیاده‌سازی شده را در این آدرس قرار دهید.

چگونه استایل پاراگراف ساده، هدینگ‌ها و جداول و … را برای تمام فایل‌های جدید Word تنظیم کنیم؟ 

برای تغییر دادن استایل متن عادی یا در حقیقت پاراگراف ساده و همین‌طور هدینگ‌ها (تیترها)، می‌توان از گالری Quick Styles ورد استفاده کرد. روی یکی از استایل‌ها مثل Normal راست‌کلیک کنید و گزینه‌ی Modify را انتخاب نمایید.

آموزش ساخت قالب یا تمپلیت آماده‌ی Word مایکروسافت

در پنجره‌ی تنظیمات استایل، موارد بسیاری برای تغییر وجود دارد. می‌توان فونت هر یک از استایل‌ها را تغییر داد و اندازه‌ی آن را درشت‌تر و کوچک‌تر کرد. ضخیم کردن متن یا Bold کردن و آندرلاین کردن (خط زیر نوشته) و ایتالیک کردن و همین‌طور فواصل خطوط از یکدیگر و Indent یا فاصله از چپ و راست، همگی قابل تنظیم است.

آموزش ساخت قالب یا تمپلیت آماده‌ی Word مایکروسافت

اگر لازم است تغییراتی در استایل پاراگراف‌ها بدهید، از منوی کرکره‌ای Format در پایین صفحه استفاده کنید. گزینه‌ی Font پنجره‌ای حاوی تنظیمات کامل فونت باز می‌کند و گزینه‌ی Paragraph نیز تنظیمات کامل پاراگراف‌ها را باز می‌کند.

اگر قرار است دور متن قاب یا Frame اضافه شود و همین‌طور می‌خواهید شیوه‌ی شماره‌گذاری یا Numbering برخی آیتم‌ها را تغییر دهید، منوی کرکره‌ی Format را بررسی کنید.

در حقیقت برای کسی که مرتباً مشغول کار با اسناد و پروژه‌ها و پایان‌نامه‌ها و کتاب‌های مشابه است، بررسی کردن تمام گزینه‌های منوی Format ضروری است و می‌تواند تمام تنظیمات لازم و دلخواه خود را یک بار برای همیشه انجام دهد. هر چند برخی گزینه‌ها پیچیده به نظر می‌رسند و کاربران معمولی و مبتدی که با Word کار می‌کنند، هیچ گاه موارد اینچنینی را تغییر نمی‌دهند.

در نهایت هر بار استایلی را تغییر می‌دهید، گزینه‌ی New documents based on this template را نیز انتخاب کنید و سپس روی OK کلیک کنید. با انتخاب کردن این گزینه، تغییراتی که اعمال شده، در فایل‌های جدید بعدی نیز استفاده می‌شود و صرفاً منحصر به داکیومنت فعلی نیست.

همان‌طور که می‌بینید ایجاد یک تمپلیت به عنوان قالب فایل جدید ورد، بسیار ساده است و اگر حوصله کنید، می‌توانید یک قالب خاص برای کار خود ایجاد کنید تا مواردی مثل ایجاد و ویرایش فهرست، هدینگ‌ها و فصل‌ها و همین‌طور شماره‌ی صفحات و پاورقی‌ها و … بسیار ساده و سریع شود.