راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب + معرفی بهترین مدلها

مدیریت حضور و غیاب کارکنان در هر سازمانی، از کسب وکارهای کوچک گرفته تا مجموعه های بزرگ، نقشی حیاتی در حفظ نظم، افزایش کارایی و بهینه سازی منابع انسانی ایفا می کند. در دنیای امروز که فرآیندهای سنتی جای خود را به روش های هوشمند داده اند، انتخاب دستگاه حضور و غیاب تصمیمی استراتژیک است که بر بهره وری و امنیت سازمان شما تأثیر مستقیم می گذارد. این راهنما به شما کمک می کند تا با نگاهی عمیق تر و فراتر از کلیشه ها، بهترین انتخاب را برای نیازهای خاص کسب وکارتان داشته باشید.

چرا دستگاه حضور و غیاب هوشمند، فراتر از ثبت ورود و خروج است؟

دستگاه های حضور و غیاب مدرن ابزارهایی حیاتی برای ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان هستند و می توانند به بهبود کارایی و مدیریت منابع انسانی کمک شایانی کنند. فواید کلیدی این دستگاه ها عبارتند از:

• دقت بی سابقه و کاهش خطای انسانی: با به کارگیری فناوری های نوین مانند اثر انگشت، تشخیص چهره، و کارت های منحصر به فرد، این دستگاه ها اطلاعات را با دقت بالا و بدون اشتباه ثبت می کنند. این امر، نیاز به دخالت نیروی انسانی را به حداقل رسانده و از خطاهای احتمالی جلوگیری می کند.
• محاسبه دقیق حقوق و دستمزد: اطلاعات دقیق ثبت شده، به ویژه ساعات کاری، به راحتی قابل استفاده در محاسبه حقوق و دستمزد بوده و از هرگونه اختلاف جلوگیری می کنند. بسیاری از دستگاه ها نیز با نرم افزارهای حقوق و دستمزد یکپارچه می شوند.
• افزایش امنیت و جلوگیری از تقلب: قابلیت های امنیتی پیشرفته مانند تشخیص چهره سه بعدی (که تقلب با عکس را ناممکن می سازد) یا حسگرهای اثر انگشت نوری، به افزایش امنیت محل کار کمک کرده و مانع از انجام تقلب توسط افراد غیرمجاز یا ثبت تردد به جای دیگران می شوند.
• مدیریت بهینه زمان و افزایش نظم: با خودکارسازی فرآیند ثبت، از اتلاف وقت جلوگیری شده و با ارائه گزارش های دقیق (شامل تأخیرها، غیبت ها، اضافه کاری ها و مأموریت ها)، به مدیران در اتخاذ تصمیمات صحیح برای مدیریت بهینه پرسنل کمک می کنند.

فاکتورهای کلیدی برای یک انتخاب هوشمندانه دستگاه حضور و غیاب

انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب نیازمند در نظر گرفتن عوامل متعددی است. به جای تمرکز صرف بر قیمت یا تعداد امکانات، به این نکات عملی و عمیق تر توجه کنید:

1. شناخت نیازها و محیط کاری شما: پایه هر انتخاب موفق

1. • تعداد کارکنان: ظرفیت دستگاه برای ثبت چهره یا اثر انگشت و تعداد ترددها باید متناسب با تعداد پرسنل فعلی و احتمالی آینده شما باشد. برای مثال، دستگاهی که ظرفیت ثبت ۳۰۰ چهره و ۱۰۰,۰۰۰ تردد را دارد، ممکن است برای یک شرکت بزرگ با هزاران کارمند کافی نباشد.
   • شرایط محیطی: دستگاه باید متناسب با محل نصب و مقاوم در برابر شرایط محیطی (مانند گرد و غبار، رطوبت یا تغییرات دما) باشد. مثلاً، در کارگاه های صنعتی که دست کارگران ممکن است آلوده یا آسیب دیده باشد، تشخیص چهره یا عنبیه مناسب تر از اثر انگشت است.
   • بودجه هوشمندانه: بودجه یک عامل مهم در انتخاب و خرید دستگاه ساعت زنی است. اما به جای خرید ارزان ترین گزینه، به دنبال دستگاهی باشید که علاوه بر قیمت مناسب، کیفیت و قابلیت های مورد نیاز شما را نیز دارا باشد. گاهی سرمایه گذاری کمی بیشتر در ابتدا، شما را از هزینه های نگهداری و جایگزینی در آینده نجات می دهد.

2. روش های احراز هویت: انتخاب بهترین راهکار برای سازمان شما چهار روش اصلی برای ثبت حضور و غیاب کارکنان شامل تشخیص چهره، تشخیص اثر انگشت، کارت و رمز عبور است. دستگاه های ترکیبی نیز وجود دارند که از چند روش پشتیبانی می کنند.

1. • دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره: بسیار دقیق و امن، غیرتماسی و کاربرپسند. برخی مدل ها می توانند چهره ۵ نفر را همزمان تشخیص دهند و با استفاده از هوش مصنوعی و دوربین سه بعدی، امکان تقلب با عکس را از بین می برند.
   • دستگاه حضور غیاب اثر انگشت: دقیق و امن. برای محیط های اداری مناسب است، اما در محیط های صنعتی به دلیل احتمال آسیب دیدگی اثر انگشت کارگران، ممکن است چالش برانگیز باشد.
   • کارت (RFID): ساده و ارزان. سرعت بالایی دارد، اما امنیت کمتری نسبت به روش های بیومتریک داشته و احتمال گم شدن یا سوءاستفاده (ثبت تردد به جای همکاران) وجود دارد.
   • رمز عبور: ساده، اما کمترین امنیت را دارد و احتمال تقلب در آن بیشتر است.

3. کیفیت، سرعت و دقت: قلب تپنده دستگاه مهمترین فاکتور در کیفیت یک دستگاه حضور و غیاب، کیفیت ماژول شناسایی آن است؛ یعنی کیفیت سنسور اثر انگشت، دوربین تشخیص چهره یا کارت خوان.

1. • دقت شناسایی: دستگاه باید کاربران را با دقت شناسایی کند و نمونه های جعلی یا افراد غیرمجاز را تشخیص دهد. نرخ پایین FAR (نرخ شناسایی کاربران تعریف نشده) و FRR (نرخ عدم شناسایی کاربران تعریف شده) نشان دهنده دقت بالاتر است.
   • سرعت پردازش: سرعت ثبت و پردازش ترددها بسیار مهم است. سرعت پایین می تواند منجر به ایجاد صف و اتلاف وقت در زمان ورود و خروج پرسنل شود. دستگاه فراتکنو مدل F70، اثر انگشت را در کمتر از نیم ثانیه شناسایی می کند.

4. نرم افزار و قابلیت های ارتباطی

1. • نرم افزار حضور و غیاب: دستگاه باید همراه با یک نرم افزار کارآمد باشد که امکان گزارش گیری دقیق و تحلیل داده ها را فراهم کند. این نرم افزارها می توانند قابلیت هایی مانند تعریف شیفت کاری، مدیریت مرخصی ها و مأموریت ها را بدون محدودیت ارائه دهند.
   • انتقال داده ها: روش های انتقال داده ها (مانند شبکه بی سیم، کابل شبکه، USB، وای فای) و قابلیت اتصال به فضای ابری برای دسترسی آنلاین به اطلاعات از راه دور اهمیت زیادی دارند.
   • سازگاری با موبایل و یکپارچه سازی: امکان استفاده از اپلیکیشن موبایل برای ثبت تردد یا مشاهده گزارش ها و همچنین قابلیت یکپارچه سازی با سایر سیستم های مدیریتی مانند نرم افزارهای حقوق و دستمزد، کارایی سیستم را افزایش می دهد.

5. گارانتی، خدمات پس از فروش و اعتبار فروشنده: سرمایه گذاری بر اعتماد این فاکتورها اغلب نادیده گرفته می شوند، اما اهمیت بسیار زیادی دارند.

1. • گارانتی و پشتیبانی: اطمینان حاصل کنید که شرکت فروشنده خدمات پس از فروش مناسب، گارانتی معتبر (مانند یک سال گارانتی و ۵ تا ۱۰ سال خدمات پس از فروش) و پشتیبانی فنی قوی ارائه می دهد. بدون پشتیبانی مناسب، حتی بهترین دستگاه نیز کارایی لازم را نخواهد داشت.
   • اعتبار شرکت فروشنده: یک شرکت معتبر با سابقه خوب، محصولات با کیفیت و خدمات بهتری ارائه می دهد. نظرات و تجربیات مشتریان قبلی می تواند در این زمینه راهگشا باشد.

6. امکانات جانبی و ارزش واقعی آن ها امکاناتی مانند باتری داخلی (برای جلوگیری از توقف عملکرد هنگام قطعی برق)، قابلیت ارسال هشدار (برای ورودهای غیرمجاز)، صفحه نمایش رنگی (مانند ۲.۸ اینچ در مدل های مختلف)، و پشتیبانی از زبان فارسی می توانند کاربردی باشند. اما همیشه از خود بپرسید که آیا این امکانات واقعاً به کار شما می آیند؟ خرید سیستمی با امکانات اضافی که از آن ها استفاده نمی کنید، فقط منجر به پرداخت پول بیشتر می شود.

توصیه های عملی برای کسب وکارهای مختلف

• کارگاه ها و کارخانه های صنعتی: به دلیل ماهیت کار و احتمال آسیب دیدگی دست ها، دستگاه های تشخیص چهره (مانند مدل AI-Face11 با ظرفیت ۵۰۰۰ چهره و قابلیت تشخیص چهره در نور کم) یا تشخیص عنبیه روش های مناسب تری هستند. همچنین، قابلیت های پیگیری وقایع با حافظه قوی و یکپارچه سازی با سایر سیستم ها بسیار مهم است.
• شرکت های کوچک و اداری (زیر ۱۰ نفر): دستگاه های اثر انگشتی می توانند گزینه ای مناسب و مقرون به صرفه باشند. اگرچه اگر بودجه بالاتری دارید، تشخیص چهره نیز کیفیت بالاتری ارائه می دهد.
• شرکت های بزرگ: نیازمند دستگاه هایی با ظرفیت بالا برای ثبت کاربران و ترددها (مانند مدل MB20 Eco Plus با ظرفیت ۲۰۰۰ اثر انگشت، ۴۰۰ چهره و ۲۰۰,۰۰۰ تردد) و قابلیت های پیشرفته مانند یکپارچه سازی با سیستم های منابع انسانی و حسابداری هستند.

معرفی بهترین دستگاه حضور و غیاب و ساعت زنی

در این بخش تعدادی از بهترین دستگاه های حضور و غیاب را به شما معرفی میکنیم توجه داشته باشید که ما دستگاههای با کیفیت اما گرانقیمتی مانند برندهای سوپریما و ویردی را به شما معرفی نکرده ایم. چونکه خرید محصولات این برندها برای بسیاری از شرکتها به صرفه نیست.

در این بخش تعدادی از بهترین دستگاه های ساعت زنی از برند zkteco و timmy به شما معرفی شده است.

دستگاه حضور  غیاب AI07F و AI06F

این دو مدل دستگاههایی بسیار با کیفیت با امکانات عالی و قیمت بسیار مناسب از برند Timmy هستند که در زمان نگارش این مقاله با قیمت 10 و 13 میلیون تومان عرضه می شوند. قابل توجه است که دستگاههای همرده این دو مدل از برند سوپریما و ویردی، قیمتی بالای 50 میلیون تومان دارند.

اگر بخواهید بهترین دستگاه حضور و غیاب با قیمت مناسب خریداری کنید، ما این دو مدل را به شما معرفی میکنیم که از تکنولوژی روز تشخیص چهره استفاده میکنند. علاوه بر این امکان ثبت تردد از طریق اثر انگشت نیز وجود دارد.

حافظه این دستگاهها بسیار بزرگ است(معرفی 5000 کاربر)، امکان کنترل تردد دارند، دارای پورت usb، شبکه و wifi هستند و کلی امکانات دیگر.

دستگاه حضور  غیاب Uface402

یک دستگاه بسیار با کیفیت از برند Zkteco است که دارای 4 روش شناسایی تشخیص چهره، اثر انگشت، کارت و رمز ورود است. این دستگاه مدل جدیدتر مدل معروف uface302 است که بسیار باکیفیت و پرفروش بوده است.

دستگاه ساعت زنی تشخیص چهره Uface402 قابلیت ثبت 4هزار انگشت و 3هزار چهره را دارد. این دستگاه دارای باتری داخلی است و در زمان قطعی برق خاموش نمیشود. قابلیت کنترل دسترسی دارد و دارای پورتهای شبکه و usb است.

قیمت مدل باطری دار این دستگاه در حال حاضر حدود 14 میلیون و پانصد هزار تومان است.

سایر مدلها

برند زدکی و تایمی دستگاههای بسیار متنوعی را با رنج قیمتی مختلف عرضه می کنند که در اینجا مجال معرفی تعداد بیشتری از آنها فراهم نشد. از جمله سایر محصولات میتوان به مدلهای UF100، F632، LX15، MB2000 و … اشاره کرد.