چگونه یک سلول اکسل را به سلولی در فایل دیگر لینک کنیم؟
تاکنون به این فکر کرده اید که چطور می توان نمودار یا المان های طراحی شده یا حتی شیت های اکسل را به یک فایل pdf تبدیل کرد و به راحتی این فایل را با دیگران به اشتراک گذاشت به طوری که در تمام دستگاه ها و سیستم عامل ها به یک شکل نمایش داده شود؟ تبدیل فایل اکسل به PDF یکی از پرکاربردترین انواع ذخیره سازی فایل ها در نرم افزار Excel محسوب می شود. فایل PDF یک فایل فقط خواندنی است که از محتوای مورد نظر تصویری کاملا واضح و با کیفیت و بدون به هم ریختگی نمایش می دهد. ممکن است در هنگام ارسال فایل هایی با پسوند doc. و xslx. از طرق مختلف فونت و کاراکترهای این فایل ها دچار بهم ریختگی شوند. اما با استفاده از راهکار تبدیل فایل اکسل به PDF می توان از این اسناد یک تصویر یا عکس گرفت و آن را در قالب یک فایل فقط خواندنی برای مخاطب ارسال کرد. در مقاله لیست پسوند فایل ها توضیحات کاملی در مورد انواع پسوندهای موجود برای فایل های مختلف ارائه کرده ایم. اغلب تبدیل فایل اکسل به پی دی اف به این دلیل است که مخاطب شما فایل اکسل را مشاهده کند اما قادر به تغییر اطلاعات آن نباشد. یک دلیل عمده دیگر ارائه گزارشات است. در این مقاله از میزبان فا مگ دو روش برای تبدیل اکسل به پی دی اف را مورد بررسی قرار می دهیم.
نحوه ذخیره فایل اکسل به صورت pdf
بهترین نوع گزارش و آمارگیری استفاده از جدول است. نرم افزار اکسل یکی از بهترین و ساده ترین ابزارهایی است که می توان با استفاده از آن جداول را طراحی و برای ارائه گزارشات سازمانی فاکتورها آمارگیری و… از آن استفاده کرد. پس از ساختن فایل اکسل بهترین شیوه برای نمایش اطلاعات درون آن تبدیل فایل اکسل به PDF است. با تبدیل اکسل به پی دی اف از محتوای اکسل عکسی با کیفیت خواهیم داشت که می توان روی اندازه های مختلف کاغذ پرینت گرفت. روند ذخیره فایل اکسل به صورت پی دی اف توسط خود نرم افزار اکسل صورت می پذیرد و نیاز به نصب هیچ گونه نرم افزار جانبی ندارد. به عبارت دیگر در پاسخ به این سوال که چگونه فایل اکسل را به PDF تبدیل کنیم باید گفت خود نرم افزار آفیس این کار را انجام خواهد داد. البته برای تبدیل فایل اکسل به PDF نرم افزارها و ابزارهای آنلاین مختلفی وجود دارد اما خود نرم افزار اکسل به ساده ترین شکل ممکن این کار را انجام می دهد و نیازی به استفاده از ابزارهای دیگر نیست.
1- تبدیل اکسل به پی دی اف بدون بهم ریختگی
در این بخش دو روش برای تبدیل فایل اکسل به PDF بدون نرم افزار جانبی را ارائه می کنیم. در واقع دو مسیر برای تبدیل اکسل به پی دی اف وجود دارد.
- در اولین مرحله از تبدیل فایل اکسل به پی دی اف پس از این که فایل اکسل خود را آماده کردید روی منوی File کلیک کنید.
- در منوی ظاهر شده روی گزینه Save As کلیک کنید. پس از آن قسمت Browse را انتخاب کنید تا بتوانید محل ذخیره این فایل را تعیین کنید.
- در قسمت سمت چپ پنجره ظاهر شده محل ذخیره فایل اکسل با فرمت pdf را انتخاب کنید. (مثلا در دسکتاپ یا هر جای دیگر که مد نظرتان است). سپس یک نام برای این PDF انتخاب کنید.
- مهم ترین قسمت گزینه Save as type است. نوع فرمتی که می خواهید فایل اکسل به آن تبدیل شود در این قسمت تعیین می گردد. همانطور که مشاهده می کنید انواع و اقسام مختلف فرمت ها قابل تبدیل هستند. در این جا به منظور ذخیره فایل اکسل به پی دی اف می بایست گزینه PDF را انتخاب کنید و در نهایت روی دکمه Save کلیک کنید.
- خروجی فاکتور، شیت یا فایل اکسل شما به صورت PDF همانند شکل زیر است. این کار خیلی سریع و در عرض چند ثانیه انجام می شود. در واقع می توان گفت این روش ساده ترین و سریع ترین راهکار تبدیل excel به پی دی اف بدون بهم ریختگی است.
اصولا از این روش برای ذخیره فایلexel به صورت پی دی اف بدون بهم ریختگی استفاده می شود. تا بتوان شیت، نمودار، فاکتور و… را بدون تغییر ظاهری به کاربران ارائه کرد.
2- نحوه ذخیره فایل اکسل به صورت pdf
مسیر دیگری هم برای تبدیل excel به پی دی اف بدون بهم ریختگی وجود دارد. روش دیگر برای ذخیره فایل اکسل به صورت پی دی اف این است که از کل فایل اکسل و شیت های آن یک خروجی تهیه کنید.
- ابتدا فایل اکسل خود را باز کنید.
- بعد از انتخاب منوی File همانند تصویر زیر گزینه Export را برای تبدیل اکسل به پی دی اف بدون تغییر فونت انتخاب کنید.
- در این راهکار خروجی تنها با دو فرمت PDF و XPS ایجاد می شود. باید بدانید فرمت XPS نیز یک فرمت فقط خواندنی است و بیشتر برای طراحی صفحات مورد استفاده قرار می گیرد. مانند روش قبلی پس از تعیین محل ذخیره، نام فایل PDF را انتخاب و روی دکمه publish کلیک کنید.
بدین ترتیب یک فایل پی دی اف بدون تغییر فونت تهیه و نمایش داده خواهد شد. شما می توانید این فایل را با اشخاص مورد نظر خود به اشتراک بگذارید بدون اینکه نگران بهم ریختگی و تغییر فونت فایل خود باشید.
سوالات متداول در مورد تبدیل اکسل به پی دی اف
خیر. با استفاده از دو روش بالا می توانید در همه نسخه های آفیس عمل ذخیره اکسل به پی دی اف را انجام دهید.
بله همه فرمت ها و محتویات سلول ها نمایش داده می شود. البته ممکن است در کیفیت عکس ها تغییر اندکی ایجاد شود ولی نمایش داده خواهند شد.
همانطور که اشاره شد فایل پی دی اف یک عکس از فایل مورد نظر شما می گیرد. از این رو تبدیل فایل پی دی اف به اکسل امکان پذیر نیست.
باید تنظیمات پرینت را تغییر دهید. در مقاله ای جداگانه در مورد این موضوع توضیح خواهیم داد.
بله، اگر در سلولی از اکسل لینکی وجود داشته باشد بعد از تبدیل آن به پی دی اف این لینک همچنان برقرار خواهد بود. با نگه داشتن کلید Ctrl و Enter در فایل پی دی اف می توانید به مقصد لینک بروید.
در راهکار دوم همین مقاله به نحوه تبدیل فایل اکسل به XPS اشاره کردیم. تنها کافیست به جای pdf نوع خروجی را XPS در نظر بگیرید.
در این مقاله از میزبان فا مگ دو روش کاربردی و ساده برای تبدیل اکسل به پی دی اف را به صورت تصویری آموزش دادیم. بهترین روش ارائه نتایج کارها و فعالیت ها قرار دادن آنها در اکسل است. اما نمایش آنها در خود فایل اکسل شاید مطلوب نباشد. از این رو با تبدیل آنها به فایل PDF و پرینت آنها می توان به روش بسیار بهتری از کارها و فعالیت ها گزارش ارائه داد. امیدواریم این آموزش برای شما مفید واقع شود. شما چه روشی برای ذخیره فایل اکسل به صورت پی دی اف می شناسید؟
لینک کردن سلول ها به هم در اکسل بسیار ساده است. سلول ها می توانند در صفحات مختلفی باشند و به هم ریفرنس داده شوند و با این روش می توانید فرمول های پیچیده ای بنویسید که از متغیرهایی که در یک یا چند Sheet دیگر قرار گرفته، استفاده کنید. علاوه بر این می توان سلول اکسل را به سلولی در فایل لینک کرد که مزایا و کاربردهای خاص خود را دارد.
در ادامه به روش لینک دادن به سلولی در یک صفحه یا فایل اکسل دیگر در نرم افزار Excel مایکروسافت می پردازیم. با ما باشید.
اکسل و انواع ریفرنس و فرمول نویسی در آن
اگر از Excel برای مدیریت جدوال و برنامه ها یا کارهای محاسباتی ساده استفاده کرده باشید، احتمالاً با انواع ریفرنس (مرجع) دادن در اکسل آشنایی دارید. اکسل صرفاً جدول نیست! جدولی است که هر سلول یا Cell آن می تواند داده ای که با توجه به داده ی موجود در دیگر سلول ها محاسبه شده را در خود داشته باشد.
ساده ترین کاربرد این است که هر سلول با داده ی دیگر سلول های همان Sheet پر شود. می توان مجموع، تفاضل، ضرب و تقسیم داده ی سلول های مختلف را در یک سلول قرار داد و خلاصه انواع فرمول های ساده و پیچیده را پیاده سازی کرد.
فرمول نویسی در اکسل با کلیک کردن و استفاده از موس ساده است.
برای شروع کافی است روی یک سلول کلیک کرده و دکمه ی = را بزنید و سپس با موس سلول های مورد نظر خود را انتخاب و عملیات موردنظر خود که ممکن است جمع و تفریقی ساده یا محاسبات پیچیده ی و حتی دستورات شرطی مثل توابع if و … باشد را وارد کنید. اگر سلولی در صفحه ی دیگر است هم مشکلی نیست، روی نام صفحه کلیک کرده و سلول مورد بحث را انتخاب کنید.
راه دیگر وارد کردن نام سلول است، مثلاً C1 یا اگر در صفحه ای دیگر است، به صورت تصویر زیر عمل کنید، نام صفحه، علامت تعجب و سپس نام سلول:
ریفرنس دادن به یک فایل اکسل دیگر
برای استفاده از داده های یک فایل اکسل دیگر، ابتدا هر دو فایل را باز کنید. فرض کنید نام یکی A است و دیگر B نام دارد. هدف این است که سلول C2 از فایل B (فقط یک Sheet داریم) برابر با داده ی موجود در سلول A4 فایل A باشد. در فایل A سلول A4 را انتخاب کنید و آن را کپی نمایید. فرقی نمی کند که با کلید میانبر Ctrl + C این کار را انجام دهید یا از دکمه ی کپی در اکسل استفاده کنید.
قدم بعدی این است که در فایل B سلول C2 انتخاب شود. آخرین مرحله هم پیست کردن است اما نه به صورت عادی، از دکمه ی Paste پیشرفته که در منوی راست کلیک موجود است و یا منوی بازشونده ی دکمه ی پیست اکسل استفاده کنید و روی حالتی که آیکان لینک در آن نمایان است کلیک کنید:
دقت کنید که لینک ایجاد شده به این معنی است که همیشه سلولی از فایل A به سلولی از فایل B وابسته است. اگر مسیر فایل ها عوض شود، لینک هم از بین می رود و البته نیازی نیست که هر دو فایل در یک پوشه باشند.
سیاره ی آی تی