آموزش محدود کردن تعداد حروف در سلول های اکسل و نمایش ارور و توضیح

در طراحی فرم و فایل هایی که قرار است افرادی آن را پر کنند، محدود کردن تعداد حروف و به عبارت دیگر مشخص کردن حداقل و حداکثر تعداد حروف، موضوع مهمی است. به عنوان مثال می توانید شماره تلفن کمتر یا بیشتر از 8 رقم را غیرمجاز کنید. در طراحی صفحات اکسل می توانید برخی برخی سلول ها، محدودیت تعداد کاراکتر وضع کنید و همین طور توضیح و پیام هشدار در نظر بگیرید.

در این مقاله به نحوه ی محدود کردن تعداد حروف در سلول های Excel و همین طور نمایش پیغام خطا و توضیح شناور می پردازیم. با سیاره ی آی تی همراه شوید.

یکی از کاربری های اکسل، ساخت فایل هایی شبیه به فرم و جدول هوشمند است. می توانید فرمول های پیچیده ای بنویسید و با استفاده از دستورات شرطی مختلف، فایلی بسازید که پر کردن آن ساده تر است. همین طور برای استفاده های خودتان می توانید کارهایی نظیر محدود کردن تعداد کاراکتر انجام دهید تا هیچ یک از سلول ها را با عبارت طولانی پر نکنید و به عنوان مثال از جملات کوتاه تر و عبارت های اختصاری استفاده کنید.

محدود کردن تعداد حرف در سلول های Excel

در نرم افزار Excel قابلیت مشخص کردن حداقل یا حداکثر تعداد کاراکتر در سلول های مختلف وجود دارد. مراحل کار به این صورت است:

ابتدا سلول یا سلول های موردنظر را انتخاب کنید. می توانید یک یا چند ستون و همین طور ردیف را انتخاب کنید.

در نوار ابزار بالای صفحه روی تب Data کلیک کنید.

روی Data Validation در بخش Data Tools کلیک کنید.

در پنجره ی باز شده روی تب Settings کلیک کنید.

از منوی کرکره ای Allow گزینه ی Text Length را انتخاب کنید.

از منوی کرکره ای Data، یکی از قواعد محدود کردن تعداد کاراکتر را انتخاب کنید. به عنوان مثال برای مشخص کردن حداکثر تعداد کاراکتر می بایست گزینه ی Less than or equal to به معنی کوچک تر یا مساوی را انتخاب کنید. برای مشخص کردن حد بالا و حد پایین، می بایست Between را انتخاب کنید. گزینه های دیگر نظیر equal to یا مساوی با نیز در این منو وجود دارد.

اگر نمی خواهید قوانین وضع شده در مورد سلول های خالی اعمال شود، تیک گزینه ی Ignore blank را حذف نکنید!

در کادرهای بعدی مقدار حداقل و حداکثر یا به عبارت دیگر Minimum یا Maximum را تایپ کنید.

روی OK کلیک کنید.

نمایش توضیح شناور در مورد تعداد حروف موردنیاز

برای اینکه پر کردن فرم برای دیگران ساده تر شود، می توانید علاوه بر مشخص کردن محدودیت ها، نمایش توضیح به صورت کادر شناور یا Tooltip را فعال کنید. در این صورت زمانی که کاربر سلول موردنظر را انتخاب می کند، توضیح را می بیند و با توجه به محدودیت ها سلول را پر می کند. مراحل افزودن توضیح شناور به صورت زیر است:

سلول یا سلول های موردنظر را به صورت تک تک یا به صورت ردیفی و ستونی انتخاب کنید.

روی تب Data کلیک کنید.

روی گزینه ی Data Validation کلیک کنید.

در پنجره ی ظاهر شده و تب اول، تنظیمات محدودسازی کاراکترها را تعریف کنید و سپس روی تب Input Message کلیک کنید.

تیک گزینه ی Show input message when cell is selected را بزنید تا زمانی که سلول انتخاب می شود، توضیح شناور مربوطه به آن نمایش داده شود.

در کادر Title، عنوان کوتاه و در کادر Input Message، توضیح کامل را وارد کنید.

روی OK کلیک کنید.

نمایش ارور حین پر کردن سلول های اکسل

علاوه بر نمایش توضیح شناور، می توانید نمایش پیغام خطا را فعال کنید. در این صورت اگر کاربر عبارتی تایپ کند که بیش از حد کوتاه یا طولانی است، اروری نمایش داده می شود و کاربر مجبور می شود که عبارت وارد شده را تصحیح کند. برای فعال کردن این نوع پیام، مراحل زیر را دنبال کنید:

با روش شرح داده شده، محدودیت موردنظر را در سلول یا سلول ها تعریف کنید اما پنجره ی تنظیمات را نبندید.

روی تب سوم که Error Alert نام دارد کلیک کنید.

تیک گزینه ی Show error alert after invalid data is entered بزنید.

از منوی کرکره ای Style، نوع ارور را انتخاب کنید که آیکون آن کمی پایین تر نمایش داده می شود. به عنوان مثال Stop اروری با ضربدر قرمز است.

در کادر Error Message، متن پیام خطا را تایپ کنید.

در کادر Title عنوان خطا را وارد کنید.نام دارد کلیک کنید.

روی OK کلیک کنید.

addictivetipsسیاره ی آی تی

محدود کردن کاراکترهای ورودی در سلول اکسل

از یک صفحه اکسل همیشه برای پردازش داده ها استفاده نمی شود. از اکسل به عنوان یک ابزار جمع آوری داده نیز استفاده می شود.

اکسل برخی از ویژگی ها را ارائه می دهد که به شما این امکان را  می دهد از آن به عنوان فرمی استفاده کنید که سایر کاربران می توانند آن را پر کنند .اما اگر مجبور باشید دستورالعمل های پر کردن فرم را در صفحه اکسل وارد کنید، صفحه شما شلوغ می شود.

یک روش آسان تر برای اطمینان از بدست آوردن داده های مناسب، و افزودن محدودیت ها استفاده از ویژگی اعمال محدودیت در  سلول است. هر داده یا مقداری که خارج از میزان محدود شده باشد پذیرفته نمی شود.

محدودیت کاراکتر ورودی در سلول اکسل

می توانید برای سلول ها در اکسل محدودیت کاراکتر تعیین کنید.

به عنوان مثال برای زمانی که کاربر باید شماره تلفن یا کد پستی یا موارد مشابه را وارد کند، محدودیت کاراکتر بسیار مفید است.

• فایل اکسلی را که می خواهید محدودیت کاراکتر را به آن اضافه کنید باز کنید.
• سلول هایی را که می خواهید محدود شوند را انتخاب کنید.
• به تب Data بروید.
• روی دکمه Data Validation در Data Tools کلیک کنید.
• به تب settings بروید.
• لیست کشویی allowرا باز کنید و Text length را انتخاب کنید.
• لیست کشویی  Dataرا باز کنید و بر طبق معیاری که برای محدودیت در نظر دارید یکی از موارد را انتخاب کنید. برای محدود کردن سلول به مقدار مشخصی، Less than or equal to را انتخاب کنید.
• برای تنظیم حداکثر مقدار، عددی را که می خواهید در فیلد maximum وارد کنید.
• روی Ok کلیک کنید.

اضافه کردن tooltip برای سلول های دارای محدودیت کاراکتر

کاربر نمی تواند تشخیص دهد که سلول دارای محدودیت کاراکتر است .بنابراین افزودن یک راهنما(tooltip) به آنها کمک می کند تا برای پر کردن سلول ها دچار مشکل نشوند.

• سلول هایی را که می خواهید محدود شوند را انتخاب کنید.
• به تب Data بروید.
• روی Data Validation کلیک کنید.
• تب Input Message را انتخاب کنید.
• تیک Show input message when cell is selected را بزنید.
• در بخش title عنوان مورد نظر خود را وارد کنید.
• در بخش Input message پیغام مورد نظر خود را تایپ کنید.
• روی Ok کلیک کنید.

اضافه کردن پیغام خطا برای سلول های دارای محدودیت کاراکتر

وقتی کاربر مقداری را وارد می کند که با محدودیت کاراکتر سلول مطابقت نداشته باشد.خطایی مشاهده می کند. اما، پیام خطا خود اکسل یک پیام عمومی است .و به کاربر نمی گوید که میزان کاراکتر چقدر باید باشد. می توانید آن را اصلاح کنید تا کاربر متوجه محدودیت و مشکل بشود.

1-    سلول هایی را که می خواهید محدود شوند را انتخاب کنید.

2-    به تب Data بروید.

3-    روی  Data Validation کلیک کنید.

4-    تب Error Alert را انتخاب کنید.

5-    تیک Show error alert after invalid data is entered را بزنید.

6-    در بخش title عنوان مورد نظر خود را وارد کنید.

7-   در بخش Error Message پیغام  خطای مورد نظر خود را تایپ کنید.